Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников

4. Теперь перемножьте вклады и веса соответствующих ключевых факторов успеха, а результат запишите в соответствующую ячейку матрицы (на пересечении строки и столбца).

5. Для каждого бизнес-процесса просуммируйте полученные произведения по строкам, а результат поместите в крайний правый столбец матрицы. Это численное значение указывает общий вклад данного бизнес-процесса в ключевой фактор успеха. Чем выше итоговая оценка рассматриваемого процесса, тем больше оснований для его совершенствования!

Ну и, между делом, маленький комментарий. Оценивание вкладов и «весов» – это все-таки субъективная оценка. Поэтому ее числовое значение служит только для выбора направления, а не для поиска абсолютной истины. При этом, чем больше людей участвуют в процессе оценки, тем более достоверный ответ мы получим.

3 вариант. Инструмент «Рыбий скелет» (диаграмма причин и результатов)

Этот метод хорош, когда Вы понимаете, например, что в компании высокие затраты на изготовление продукции, но понять в чем конкретно суть пробелемы, никак не можете – то есть не можете решить, что именно оптимизировать.

Ниже – традиционный способ составления таких диаграмм: в результате получается чертеж, внешне похожий на рыбий скелет.

1. Анализируемая проблема изображена справа, у острия большой стрелки, категории возможных причин представляются в виде ветвей, похожих на кости рыбего скелета.

Ветви делайте длинными, чтобы в дальнейшем было удобно писать причины, слева от стрелки также оставляйте больше места.

Для каждой категории методом мозгового штурма выявляются все возможные причины и включаются в список в порядке поступления. Самое главное в данном методе – это очень четко описать саму проблему, причины которой предстоит найти (например, низкий показатель чего-либо).

2. Вы написали причины. Нужно понять, кто «хозяин» этой причины – происходит идентификация. Нанесите обозначения категорий около ветвей, выходящих из основной стрелки.

Это могут быть:

a) люди;

b) машины и оборудование;

c) материалы;

d) методы;

e) измерение;

f) окружающая среда: культура, организационная структура, физическое окружение и т. д.

b) процессы;

c) внешние условия;

d) рабочая среда.

3. Для каждой категории методом мозгового штурма постарайтесь выявить все возможные причины и сразу обозначайте их на соответствующей ветви диаграммы. Используйте краткие описания и обозначения. Включайте главные категории по очереди, одновременно делая пометки относительно других категорий, если они придут в голову по ходу дела. Причины, относящиеся к нескольким категориям, отмечайте везде, где это необходимо.

Часто возникает потребность заново перечертить схему после того, как очередная ее версия готова.

4. Проанализируйте идентифицированные причины, выделите самые важные из них.

4 вариант. Метод «5 Почему?»

Поделюсь с Вами еще одним инструментом. Он также помогает найти главную причину, точно убедиться, что это не симптом – чтобы было понятно, что именно оптимизировать. Я решила упомянуть о нем, потому что он очень хорошо дополняет инструмент «Рыбий скелет».

Алгоритм следующий:

1. Определите проблему или причину высокого уровня, предназначенную для последующего анализа;

2. Для каждой идентифицированной причины поставьте вопрос: «Почему именно она служит причиной возникновения исходной проблемы?»;

3. После каждого нового ответа на поставленный вопрос задавайте его снова и снова до тех пор, пока никаких других ответов не останется. Возможно, это будет одна из коренных причин проблемы. Как показывает практика, обычно получается пять «Почему?».

Если вопрос немного изменить и вместо слова «Почему?» поставить вопрос «Каким образом?», то рассматриваемый метод уже можно будет использовать для поиска наиболее эффективного способа решения проблемы.

Достаточно? Теперь мы переходим непосредственно к оптимизации бизнес-процессов. Вы молодцы, изрядно потрудились. Или ничего не делали? В любом случае, это уже Ваша отвественность!

Итак, Вы проанализировали существующие в компании бизнес-процессы – теперь необходимо выбрать те, которые требуют изменений. Вам придется выбирать, будут ли они оптимизированы или их целесообразнее перестроить коренным образом (провести реинжиниринг).