Дон Тэппинг - Бережливый офис - Устранение потерь времени и денег

В определенные дни количество чистого рабочего времени может колебаться, но это не должно влиять на произведенные расчеты. Важно определить фактически доступное время для работы с потоком создания ценности. Следует помнить, что чистое рабочее время:

• помогает осознать важность понятия времени для организации;

• отражает объем времени, которое фактически доступно для создания ценности.

3. Используйте приведенную выше формулу, чтобы рассчитать время такта:

Время такта 15 минут – это время, за которое автосервис должен произвести замену масла (его производительная способность). При этом необходимо сбалансировать время такта для потребительского спроса на другие услуги, чтобы оптимальным образом координировать работу сотрудников, использовать оборудование и расходовать ресурсы.

После того как время такта найдено, необходимо сделать все возможное, чтобы соблюдать этот показатель. Для этого служат инструменты бережливого производства.

Что касается административных процессов, для них время такта нельзя рассчитать со стопроцентной точностью. Решение проблемы – поиск определенной поддающейся измерению единицы работы, которую можно использовать для задания темпа рабочим процессам и составления графиков в соответствии с конкретным доступным объемом времени.

Время такта позволит вам оценить объем рабочего времени, необходимого для удовлетворения потребительского спроса. Кроме того, данный показатель отражает объем работы, которую требуется выполнить для обслуживания одного клиента. После вычисления времени такта для определенного потока создания ценности следует перейти к расчету питча, который позволяет «группировать» или «отмерять» работу. Это необходимо для разработки карты будущего состояния потока создания ценности и плана по оптимизации производственного потока.

Ниже приведены несколько примеров времени такта для разных отраслей:

Время такта позволяет:

• задать темп для выполнения требуемого количества работы;

• использовать стандартные единицы работы;

• рассчитать питч, который является оптимальным инструментом для создания непрерывного потока;

• сбалансировать использование ресурсов на случай изменения потребительского спроса.

Питч – это оптимальное количество времени для продвижения определенного количества (объема) работы через поток создания ценности. Дополнительные характеристики питча:

• кратен времени такта;

• позволяет определить точное количество работы для прохождения через поток создания ценности и устранить ожидание и другие виды потерь;

• позволяет установить темп работы;

• позволяет быстрее реагировать на возникающие проблемы;

• повышает концентрацию персонала на процессе и способствует повышению эффективности труда.

Использование только времени такта для изучения потребительского спроса – не самый эффективный и удобный способ анализа и контроля производственного процесса. Поэтому, чтобы обеспечить движение работы через поток создания ценности в заданном темпе, используется питч. В административной сфере питч обычно равен 1, 2, 4 или 8 часам. Важно, чтобы в любом административном потоке питч не превышал 8 часов. Если фактическое время цикла работы больше 8 часов (например, при создании чертежа архитектурного сооружения), подумайте, как разбить ее на отдельные операции, на каждую из которых ушло бы менее 8 часов.

Основная задача бережливого офиса – предотвратить задержки в работе, которые возникают на участках временного хранения, на стадии обработки или просто на чьем-либо рабочем столе. Так, врачу рентгенологического отделения необходимо лишь 10 минут, чтобы изучить медицинскую карту пациента, однако, перед тем как попасть на стол к врачу, карта может на целый день задержаться в системе рассылки документов. В этом случае было бы целесообразно передавать карты больных врачу через каждые 4 часа и ввести особый (визуальный) сигнал уведомления о необходимости просмотра медицинских карт. Таким образом, питч для этого врача составит 4 часа. При введении питча важно группировать работу, относящуюся к одному потоку создания ценности, с целью удовлетворить потребительский спрос и снизить время в очереди между двумя процессами.