Дон Тэппинг - Бережливый офис - Устранение потерь времени и денег

Важно решать проблемы, которые могут отразиться на реализации проекта по созданию бережливого офиса. Команды должны применять модель решения проблемы в шесть этапов или аналогичный метод, чтобы выявить коренные причины, которые могут помешать осуществлению проекта.

Данные рекомендации могут помочь осмысленному применению концепций и инструментов, о которых рассказывается в этой главе.

• Определяйте функции каждого сотрудника как можно конкретнее. Если определенный участок выбран для реализации пилотного проекта, расскажите всем, кто работает в подразделении, о целях и задачах проекта. Поскольку большинству сотрудников по всей вероятности придется участвовать в реализации аналогичных проектов в будущем, такая подготовка будет весьма полезна.

• Не следует недооценивать важность устава команды, информационных справок по совещаниям, отчетов о текущем статусе проекта и итоговых отчетов. Они представляют собой испытанные, эффективные и легко осваиваемые средства коммуникации при реализации проекта.

• Используйте план создания бережливого офиса как визуальный инструмент, помогающий людям увидеть путь, который им предстоит пройти. Чтобы получить четкое представление о текущем состоянии дел, используйте карты потока создания ценности и карты процессов. Определите обязанности участников и время, которое следует выделить на данную работу. Люди должны понять, что суть происходящего – изменения. Позаботьтесь о том, чтобы создание бережливого офиса велось постепенно, шаг за шагом.

• Объясните сотрудникам, что сбор данных для оценки текущего положения дел поможет им понять, что происходит в их подразделении, и снизить уровень стресса в процессе работы.

• Подчеркните важность успешной реализации проекта для организации.

• Чутко реагируйте на неприятие изменений сотрудниками. Скажите, что вам понятны их чувства, но оставайтесь верны избранному курсу. Обязательно используйте такие инструменты, как форма учета рабочих процессов, журнал учета остановок и незапланированных заданий, журнал звонков и сообщений и вопросник «Необходимость перемен».

• Приток идей обеспечен, если вы работаете вместе с командой и добиваетесь консенсуса, вводя усовершенствования. Составьте список идей, которые выходят за рамки текущего проекта. Не отклоняйтесь от устава команды.

• Следует поощрять позитивное отношение членов команды к происходящему и соответствующее поведение.

• Научитесь разбираться в динамике развития команды. Делайте акцент на позитивные моменты. Любая команда проходит четыре этапа развития.

Прислушивайтесь к членам команды, которые делятся с вами своими соображениями. По возможности старайтесь включать их идеи в проекты по усовершенствованию. Каждый офис уникален, и всегда приходится вносить определенные коррективы.

С помощью инструментов, о которых рассказано в этой главе, закладывается фундамент. В следующей главе речь пойдет об инструментах бережливого производства, которые позволяют удовлетворить потребительский спрос.

В предыдущих главах мы говорили:

• об основах и истории создания концепции бережливого производства – этому была посвящена глава 1;

• о необходимости перемен и подготовительной работе для обеспечения контроля над процессами – об этом шла речь в главе 2;

• о методах убеждения сотрудников организации в необходимости перемен – см. главу 3;

• о важности организационных знаний о процессах, а также о необходимости решать возникающие проблемы и умении составлять карту потока создания ценности – глава 4.

Инструменты, описываемые ниже, помогут команде и дальше строить бережливый офис на фундаменте, заложенном в предыдущих главах, с использованием основных инструментов бережливого производства.

В этой главе описываются инструменты бережливого производства, которые позволяют анализировать потребительский спрос и методы, которыми его можно удовлетворить. Применение этих инструментов к карте текущего состояния потока создания ценности позволяет перевести процесс в будущее состояние – при этом речь идет только об удовлетворении спроса. Карта будущего состояния потока создания ценности – это стратегический план действий по созданию бережливого офиса.