И. Каравашкин - Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель

Хранения документов– это комплекс требований по систематизации и архивированию бухгалтерских, кадровых и нормативных локальных актов организации. Все документы, имеющие отношение к компании, имеют разные сроки хранения. При несоблюдении правил предусмотрена административная ответственность, различные штрафы, как для юридических лиц, так и должностных лиц.

Свидетельство о регистрации компании и её устав – это самые главные документы, без которых ведение бизнеса невозможно в принципе. Понять, что вы имеете дело с юридическим лицом, позволяет наличие именно учредительных документов, соответствующих требованиям ст. 52 Гражданского Кодекса РФ. Их состав и количество зависит от организационно-правовой формы организации. Минимальным пакетом учредительных документов может быть один лишь устав организации, свидетельство о регистрации, присвоенные ИНН и КПП. Ещё существуют такие документы, как учредительный договор, реестр ценных бумаг и их владельцев, и так далее.

Все эти документы являются правоустанавливающими, нормативными, обладающими юридической силой и оформленные на материальном бумажном носителе. Хранятся эти документы в соответствии с требованиями ст. 50 Федерального закона №14-ФЗ от 08.02.1998, закона об архивном деле и приказов Росархива. В случае ликвидации организации, эти документы сдаются в архив. При ведении электронного документооборота, электронные аналоги могут быть приравнены к бумажным оригиналам.

Но на основных правоустанавливающих документах документооборот не заканчивается. Бумажный ли он или электронный, но требования к хранению документов существуют в том или ином объёме к любому виду документов в организации. Если в организации ведутся документы на бумажной основе, то для определённой категории таких документов законодательно предусмотрены в правилах требования их особого хранения в отдельном месте, помещении, папке, сейфе. И ответственность за хранение несёт или глава организации, либо главный бухгалтер. В крупных компаниях, в структуре которых присутствует юридический отдел, хранение особых документов может быть разрешено этому отделу. Так же может быть заказана услуга о хранение документов в сторонней специализированной компании. Но, в любом случае, ответственность перед законом в случае порчи или утраты этих документов, всё равно будут нести первые лица компании.

В ситуации малого бизнеса, когда в обществе с ограниченной ответственностью документооборотом в компании занимается главный бухгалтер, и в помощь ему нанят специалист по кадровому делопроизводству, очень редко бывает так, что у каждого связанного с документацией очень чётко и конкретно расписаны должностные обязанности, рабочие функции, процедуры в бизнес-процессах. Обычно работа у них «артельная», и оба работника дублируют рабочие функции в максимальном объёме. Всё это верно и в случае с индивидуальных предпринимателей, ведущих бизнес с привлечением наёмных работников.

Ведение бизнеса состоит в постоянном взаимодействие с другими участниками рынка, и многие ситуации предусматривают предъявление правоустанавливающих документов. По этой причине в компании начинают вести реестр выдачи и возврата этих документов. Это необходимо для того, что бы в любой момент времени иметь чёткое представление о положение дел и знать, кто и когда получил и должен вернуть эти документы.

В требованиях к таким процедурам предписано не просто вносить определённые записи, но и при изъятии из папки документа, вкладывать в неё замещающий, в котором указывается название изъятого документа, его реквизиты, краткое содержание документа. Замещающий документ должен быть заверен выдавшим оригинал лицом и лицом, получившим оригинал. Эта «излишняя бюрократия» нужна в большей степени тому, кто несёт ответственность за выдачу и получение документов.

Специалист по персоналу с первичной и правоустанавливающей документаций относящейся к самому бизнесу, обычно взаимодействует очень редко, в маленьких компаниях этим занимается либо генеральный директор, либо главный бухгалтер. Помимо вышеуказанного, есть ещё множество других требований, и одними из самых важных является срок хранения документов.

Что касается кадровой документации, то с ней дело обстоит не намного легче. Кадровая документации, в массе своей, – это бланки строгой отчётности. Но, что ещё более усложняет жизнь кадровику, кадровые документы содержат персональные данные работников. А работа в организации с персональными данными можно смело приравнивать к работе с взрывчатыми и легковоспламеняющимися материалами.