Коллектив авторов: Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе

ebooks@prospekt.org

Кадровое делопроизводство – это ведение документации по кадрам и управлению персоналом организации (предприятия): прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, хранение и обновление документов.Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, так как позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:

• оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;

• организовать учет личного состава;

• обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников предприятия;

• обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;

• оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;

• обеспечить соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсации, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;

• организовать учет рабочего времени;

• обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;

• организовать разработку, утверждение и контроль исполнения документов по кадрам.

Эти и другие задачи требуют проведения документирования процедур управления персоналом и разработки соответствующих документов. В зависимости от своего функционального назначения вся кадровая документация подразделяется на две группы (рис. 1) и включает в себя:

• организационные документы : правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание, положение о службе управления персоналом;

• распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;

• персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;

Рис. 1. Примерный состав кадровой документации предприятия

• учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету ит. д.;

• плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т. п.;

• отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т. д.

Документирование процедур управления персоналом – это запись информации о кадрах и кадровых процессах, проводимых в организации, на различных носителях по установленным правилам.Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Примерный перечень документов, разрабатываемых в ходе различных процедур управления персоналом, представлен в табл. 1.

Таблица 1

Примерный перечень документов по управлению персоналом в организации

Процедуры управления персоналом

Разрабатываемые документы

Документирование заключения трудового договора и приема на работу

Заявление о приеме на работу.

Трудовой договор (соглашение).

Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу.

Личный листок по учету кадров (анкета).

Дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете).

Автобиография.

Резюме

Документирование общих вопросов управления трудовым коллективом и расстановки кадров

Коллективный договор.

Устав (положение об) организации.

Правила внутреннего трудового распорядка. Положение о структурном подразделении. Должностная инструкция.

Структура и штатная численность.

Штатное расписание.