Коллектив авторов - Управление персоналом - теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе

Приказ о распределении обязанностей между руководством организации

Документирование учета использования рабочего времени

График предоставления дополнительных дней отдыха. Заявление об установлении (отмене) неполного рабочего времени

Документирование сверхурочных работ

Заявка о проведении сверхурочных работ.

Протокол заседания выборного профсоюзного органа в случае его наличия в организации.

Приказ о проведении сверхурочных работ

Учет сверхурочных работ, выполненных каждым работником

В каждом подразделении ведется специальный журнал учета сверхурочных работ.

На основании этих журналов составляется сводный журнал учета сверхурочных работ по организации

Документирование привлечения работников к работе в выходные дни

Приказ о привлечении к работе в день (дни) отдыха. Заявление об отгуле (отгулах).

Распоряжение о предоставлении отгула (отгулов)

Документирование вопросов организации материального стимулирования персонала

Положение об оплате труда и материальном стимулировании.

Положение об организации оплаты труда работников. Положение о премировании персонала.

Положение о социальных выплатах и льготах (социальном пакете).

Положение о порядке выплаты надбавок за стаж работы в организации.

Положение о выплате надбавки за ученую степень. Положение об обязанностях и оплате труда отдельных категорий персонала

Документирование поощрения работников

Представление о поощрении.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников)

Документирование процедур нематериального стимулирования персонала

Положение о проведении конкурсов профессионального мастерства на звание «Лучший по профессии». Положение о почетном звании (грамоте)

Положение о знаке отличия «Профессионал».

Положение об организации трудовых соревнований

Документирование основных процедур управления персоналом

Этический кодекс организации.

Положение о работе с резервом кадров для выдвижения на руководящие должности.

Положение о проведении аттестации персонала. Положение о профессиональном обучении кадров. Положение о системе непрерывного фирменного профессионального образования.

Положение о конкурсном отборе специалистов, направляемых в аспирантуру (докторантуру) для целевой подготовки.

Положение о комиссии по отбору руководителей и специалистов на руководящие должности организации. Положение о подготовке руководителей и специалистов для работы за рубежом.

Положение о работе с молодыми специалистами с высшим и средним профессиональным образованием. Положение о прохождении стажировки специалистов служб управления персоналом.

Положение об управлении деловой карьерой персонала и др.

Документирование предоставления отпусков работникам

График отпусков.

Заявление о предоставлении отпуска.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам).

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

Документирование прекращения трудового договора и увольнения с работы

Заявление об увольнении.

Представление о расторжении трудового договора. Протокол выборного профсоюзного органа.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (работниками)

При документировании необходимо помнить, что запись информации на бумаге или ином носителе строго регламентирована, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления(табл. 2).

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления официального документа.Основные реквизиты документов по кадрам и требования к их оформлению приведены в табл. 3.

Таблица 2

Нормы права, регламентирующие различные аспекты работы с кадровыми документами

Группа правовых норм

Наименование нормы права

Комментарий

Общие правоустанавливающие законы Российской Федерации

Трудовой кодекс Российской Федерации. Гражданский кодекс Российской Федерации.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Уголовный кодекс Российской Федерации