Коллектив авторов - Управление персоналом - теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе

Номенклатура дел службы управления персоналом – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве службы управления персоналом, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.Номенклатура дел службы управления персоналом является частью сводной номенклатуры дел организации и составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в кадровой службе.

Номенклатура дел службы управления персоналом выполняет следующие задачи:

• распределение исполненных документов в дела;

• систематизация дел;

• закрепление индексов дел;

• установление сроков хранения дел;

• служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов на уничтожение дел;

• является учетным документом для дел временного (до 10 лет включительно) хранения и схемой справочной картотеки (при ее наличии) на исполненные документы.

В соответствии с требованиями подраздела 3.4. Основных правил работы архивов организаций (решение коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., далее – Основные правила) номенклатура дел кадровой службы формируется в виде таблицы.

В первой графе ее указывается индекс дела; во второй – заголовок дела; в третьей – количество дел; в четвертой – срок хранения дела и номер статьи перечня; в пятой графе – примечания.

В соответствии с требованиями Основных правил в начале номенклатуры структурного подразделения указываются организационно-распорядительные документы.

Если в делопроизводстве предприятия образуются законодательные, нормативные и другие руководящие документы, поступающие из вышестоящих организаций, их необходимо выделить в самом начале номенклатуры. В соответствии с Типовым перечнем необходимо сразу предусмотреть их разделение: законы, протоколы, приказы и т. п., указанные в ст. 1 «б», 5 «а» – «д», 6 «а», и аналогичные документы, если они не слишком большого объема. Их можно объединить в одно дело, так как срок хранения данного дела – «до минования надобности». Но можно формировать и раздельно (по видам, рассматриваемым вопросам и т. п.).

Следует отметить и необходимость учета в номенклатуре только тех документов, которые были присланы именно конкретному предприятию официально (прошли регистрацию в соответствующей службе предприятия). Если предприятие частное и не имеет вышестоящей организации, руководящие документы вышестоящих организаций у него не образуются. И тогда номенклатура дел начинается с внутренних руководящих документов.

Внутренние руководящие документы могут формироваться по аналогии с руководящими документами вышестоящих организаций. Кадровая служба предприятия обычно не разрабатывает большого количества внутренних руководящих документов, поэтому они если и поступают в нее, то только в виде копий и формируются в отдельное дело. Отдельным делом можно расположить копии учредительных документов предприятия, необходимых кадровой службе для выполнения решений, входящих в ее компетенцию, отдельным делом – приказы генерального директора по основной деятельности. В то же время самой службой управления персоналом могут разрабатываться и отдельные документы по организационным вопросам, входящим в ее компетенцию (положение о премировании, положение о работе с резервом и т. п.). Такие документы будут относиться к категории дел постоянного хранения и должны вестись отдельно.

После внутренних руководящих документов обычно располагаются документы по личному составу: приказы по личному составу, личные дела, личные карточки работников и т. п.

Для личных дел работников указывается единый (групповой) заголовок. Исключение составляет личное дело руководителя предприятия, а также «личные дела членов руководящих, исполнительных контрольных органов…; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания», отнесенные Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (далее – Типовой перечень) к категории дел постоянного хранения (ст. 337а). Личные дела, указанные в данном подп. «а» приведенной статьи, в номенклатуре дел указываются перед личными делами остальных работников.

Ведение личных дел для должностных лиц, не являющихся госслужащими, не обязательно. Но ведение личных карточек работников обязательно. Карточки вносятся в номенклатуру дел кадровой службы отдельным заголовком.