Коллектив авторов - Управление персоналом - теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе

• техническое обеспечениезаключается в наличии и использовании необходимых в процессе документирования и обработки документов по кадрам современных электронно-вычислительных и организационных технических средств, средств связи и передачи информации, а также информационных технологий;

• кадровое обеспечениезаключается в наличии профессиональных квалифицированных работников для выполнения задач, поставленных перед отделом кадрового учета и делопроизводства.

В целом формирование системы кадровой документации предполагает систематизацию состава кадровых документов по их назначению, цели разработки и периодичности исполнения. Затем необходимо унифицировать названия и виды документов и закрепить функции документирования по каждому из них, например, так, как это показано в табл. 4.

Таблица 4

Система кадровой документации

Вид кадрового документа

Функции документирования

I. Стратегические документы по управлению персоналом

Кадровая политика

Составление документа.

Утверждение.

Ознакомление.

Внесение в реестр новых видов кадровых документов

План реорганизации структуры персонала компании

Составление документа

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление.

Внесение в реестр новых видов кадровых документов

II. Документация по персоналу

Анкета претендента

Прием.

Распределение.

Регистрация

Заявление о приеме на работу

Прием.

Распределение.

Регистрация

Приказ о приеме на работу

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Трудовой договор (соглашение)

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Подписка о неразглашении конфиденциальной информации

Прием.

Распределение.

Регистрация

Трудовая книжка

Прием.

Распределение.

Регистрация

Личное дело сотрудника

Хранение.

Справочная работа

Заявление о переводе на другую работу

Прием.

Распределение.

Регистрация

Приказ о переводе на другую работу

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Заявление о предоставлении отпуска

Прием.

Распределение.

Регистрация

Приказ о предоставлении отпуска

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Приказ о поощрении

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Форма расчета заработной платы

Разработка формы документа.

Тиражирование формы документа.

Внесение в реестр новых видов кадровых документов

Заявление об увольнении

Прием.

Распределение.

Регистрация

Приказ об увольнении

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Выходное интервью

Составление документа.

Хранение

Рекомендательное письмо

Прием.

Распределение.

Регистрация

III. Сводные кадровые документы

Реестр приказов по личному составу

Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Хранение

Реестр заявлений

Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Хранение

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Регистрация

Реестр трудовых договоров

Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Хранение

График отпусков

Составление документа. Согласование и визирование. Утверждение.

Ознакомление

Другие документы

Грамотное ведение делопроизводства организации, предприятия немыслимо без качественно составленной сводной номенклатуры дел. Номенклатура дел кадровой службы является составной ее частью или разделом. Естественно, что в номенклатуре дел кадровой службы должны учитываться не только общие требования к ее составлению, но и специфика данного направления деятельности предприятия в целом.