И. Каравашкин - Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель

Само ведение документа – это работа с ним на протяжении всего его «жизненного цикла»: от создания (получения) документа, до его списания в архив (уничтожение по завершению срока хранения). С одними документами срок работы достаточно короткий, например приказ разрабатывается, согласовывается, утверждается, доводится до сведения, списывается в архив. А у других фаза активного взаимодействия с кадровиком достаточно интенсивна и продолжительна. К таким документам относятся, в том числе, всевозможные журналы и книги учёта, контроля и тому подобные:

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности;

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 75 лет;

Журнал учёта листков сообщений и корешков к ним;

Книга по учёту бланков специального воинского учёта;

Книга учёта передачи бланков специального воинского учёта, военных билетов и личных карточек;

Журнал регистрации работников, выбывающих в командировку;

Журнал регистрации уведомлений;

Журнал регистрации заявлений;

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 5 лет;

Журнал регистрации записок, представлений;

Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек;

Книга учёта движения трудовых книжек;

Журнал регистрации актов;

Журнал регистрации справок;

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;

Журнал проверок состояния воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе;

Журнал регистрации направлений на медосмотр.

Количество журналов учёта и регистраций чего-либо может быть неограниченным. Не всегда на первый взгляд бюрократия в организации отвечает принципу целесообразности. Но если рассмотреть ситуацию пристальнее, становятся понятны мотивы руководства введения в документооборот какого-то журнала. Обычно это сигнализирует о некачественной формализации и отработке бизнес-процессов в компании, следствием чего и является введение дополнительной промежуточной точки контроля. Грамотное переформатирование трудовых функций позволяет устранить избыточные процедуры и повысить эффективность бизнес-процессов в целом.

В компании обязательно должны присутствовать и вестись следующие журналы:

– учёта трудовых книжек сотрудников, их перемещения;

– проверок, в котором ставятся подписи представителей государственных инспекций;

– ознакомления с правилами распорядка в организации, должностными инструкциями;

медосмотров;

– ознакомления с правилами пожаробезопасности.

Помимо ведения журналов и книг, специалист по кадровому делопроизводству должен вести документы содержащие в себе отчётную информацию и предоставлять их вовремя в соответствующие государственные органы:

СЗВ-ТД при увольнении;

СЗВ-ТД при приёме на работу;

СЗВ-ТД при приёме на работу совместителя;

СЗВ-ТД при переводе;

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц;

Сведения о застрахованных лицах;

Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные взносы;

Карта первичного воинского учёта;

Карточка учёта организации в военкомате;

Бланк формы СЗВ-ТД;

Приказ Росстата № 457 с новыми формами кадровой отчётности;

Приказ Росстата № 462 с новыми формами кадровых отчётов.

Все обязательные кадровые отчёты распределяются по времени на годовые (СЗВ-СТАЖ, 7-травматизм), квартальные (ДСВ-3), ежемесячные – СЗВ-ТД о переводе, подаче заявления о способе учёта страхового стажа, П-4, и на отчёты, которые формируются по мере необходимости – сведения в военкоматы о трудоустройстве и увольнении военнообязанных сотрудников, уведомления в МВД от приёме (увольнении) иностранца и т.д.

Так как происходит реформирование делопроизводства как системы и её перенос на цифровые рельсы, различные требования к количеству и качеству документации постоянно корректируется. А это означает, что «держать руку на пульсе» кадровик должен непрерывно, и постоянно отслеживать все нововведения связанные со своей работой.

В самом минимальном варианте ведение документа – это его оформление в строгом соответствии с установленными требованиями, внесение в него необходимой информации в должном порядке, объёме и в надлежащие сроки.