И. Каравашкин - Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

6.8 В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Знание требований стандарта по оформлению документов входит в обязательные требования к компетенциям специалиста по кадровому делопроизводству. Неверно оформленный документ может быть признан юридически ничтожным, а это равносильно его «отсутствию в природе», что влечёт за собой негативные последствия.

Безотносительно масштабов бизнеса, размеров компании, её организационной структуры, формы собственности, в любой организации имеет место быть работа с документами. Процесс работы с документами в организациях формализован и регламентирован по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Этот регламент содержит шесть разделов:

1 – Область применения;

2 – Нормативные ссылки;

3 – Общие требования к созданию документов;

4 – Реквизиты документа;

5 – Оформление реквизитов документов;

6 – Бланки документов.

А также приложения с образцами.

Оформление документов, по сути, – это составление документов, их подготовка, согласование, копирование, заверение, пересылка, по установленным государством правилам, законам, положениям, предписаниям, различным нормативным актам. А конкретно – это размещение реквизитов документа на носителе (бумажном, электронном) по установленным правилам.

Работа специалиста по документационному обеспечению кадровой работы – это составление документов. Составление грамотное: и технически, и юридически. Юридический аспект сводится к минимуму, посредством качественного исполнения технического момента. Это возможно при высоком уровне производственной культуры работника. Чем качественнее кадровик исполняет свои обязанности, тем его работа эффективнее: отсутствие ошибок в оформлении и заполнении документов, тем меньше времени тратится на их исправление, тем выше его производительность труда.

ГОСТ не просто некие абстрактные рекомендации, которыми можно пренебречь, он – «закон» для делопроизводителя, определяющий нормативно-технический характер работы с документами и служащий основой для разработки локальных нормативных актов в организации: положения о документообороте, правил, инструкций, регламентов.

ГОСТом определяются под три десятка реквизитов, из которых составляются различные документы. Строгое следование требований ГОСТа необходимо для:

Придания документу юридической силы;

Оперативной обработки документа;

Снижения временных затрат на поиск документа;

Повышения эффективного применения оргтехники в документообороте.

Составленный по всем правилам документ, на котором реквизиты соответствуют эталонным образцам и находятся на своём месте, – это быстрая идентификация документа, его быстрая обработка, его быстрый поиск и пересылка.

В правилах приёма различных документов государственными структурами одним из пунктов является указание на то, что неправильно оформленные документы не обрабатываются и не возвращаются отправителю. И достаточно часто в этом же пункте правил уточняется, что и ошибки в оформлении документов не указываются. Таким образом, полная ответственность за подачу документов перекладывается на отправителя. А ведь за нарушение сроков подачи документов может наступить и административная ответственность, как должностного, так и юридического лица.