И. Каравашкин - Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель

При возникновении вопросов в процессе оформления документа, следует обращаться непосредственно к первоисточнику – ГОСТу, а не бросаться искать ответы в профильных сайтах. В ГОСТе подробно и с примерами приводится вся необходимая информация, предназначенная для делопроизводителей, секретарей, архивариусов.

В общих требованиях к созданию документа указываются характеристики материальных носителей, как бумажных, так и электронных; порядок нумерации страниц, рекомендованные гарнитуры (шрифты и их начертания), расположения элементов в документе, расстояния между ними, интервалы, длины строк и так далее.

В разделе, посвящённом составу реквизитов документов, расписаны данные по группам: первая группа реквизитов 01-08 содержит в себе герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, название подразделения организации, должности авторов документа, данные организации справочного характера. Вторая группа реквизитов 09-16 включает: наименование, дату, ссылку на регистрационный номер, место составления, уровень доступа, адресата, гриф подтверждения утверждения. В третьей группе реквизитов документа 17-18 описываются характеристики и требования к заголовкам текста документа и самого текста. Четвёртая группа реквизитов 19-30 отведена под разъяснение вопросов оформления визирования, наложения резолюций, проставления согласований и отметок, подписывания документов, внесение данных об исполнителях.

По поводу бланков также существуют утверждённые государством требования. ГОСТ определяет форматы для простых документов, для резолюций, мест для печатей, указывает размеры для полей, места расположения реквизитов, виды используемой бумаги.

В приложениях к ГОСТу приводятся схемы расположения реквизитов документа на титульном листе, образцы фирменных бланков документов организации с расположением на них реквизитов.

Самое важное в оформление документа это его: шрифты, наличие герба, реквизиты (ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, справочные данные документа), отметка об ограничении доступа к содержащейся в документе информации, обращение к адресату, печать организации (если таковая используется в документообороте организации), подпись.

Специалисту по кадровому делопроизводству необходимо знать, что такое оформление документа и как оно осуществляется. Знать, что руководствоваться в данном процессе следует ГОСТ Р №7.0.97-2016, который является обязательным документом федерального уровня. Что на основе этого документа разрабатываются все внутренние локальные акты имеющие отношение к документообороту в компании. И знать, что за ошибки в оформлении документов, может наступить ответственность не только перед непосредственным начальником.

Ведение документов по персоналу – это неотъемлемая часть кадрового делопроизводства. В кадровое делопроизводство входят вопросы разработки и ведения документации в отношении управления персоналом, движения кадров и кадрового учёта, учёта рабочего времени, расчёта с персоналом.

Кадровый учёт завязан на формировании правовых отношений работодателя и работника в оформлении различных документов, предназначенных отражать информацию по работнику или по всей организации, создание внутренних правил регулирующих работу в компании более конкретно по сравнению с общими обязательными регламентами.

Ведение кадровых документов в рамках кадрового учёта, это:

формирование личных дел сотрудников;

расчёт и начисление заработной платы, премий и иных выплат;

составление расписания штата;

учёт рабочего времени;

оформление справок, заявлений и больничных листов;

сдачу периодической отчётности в органы налоговой инспекции, статистики и ПФР;

составление графика отпусков и контроль за их исполнением;

подготовку кадровых приказов;

ведение документации по найму новых работников;

аттестацию и оценку сотрудников;

соблюдение правила защиты личных данных работников;

ведение воинского учёта.

В зависимости от масштабов организации, каждый из пунктов может быть представлен целым отделом с несколькими работниками в каждом. А может весь список исполняться единственным работником. Часто, в маленьких фирмах, кадровым учётом занимается главный бухгалтер, так как обладает необходимыми знаниями по ведению первичной документации. От количества работников и сложности бизнес-процессов зависит объём обрабатываемых документов, так как существует два их вида: обязательные документы в организации и необязательные .