Александр Фридман - Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников

Информация к размышлению. Все перечисленные подходы для оптимизации обмена информацией могут показаться излишне сложными. Часто возникает возражение: «К чему все это? У нас работают нормальные, квалифицированные сотрудники, они сами всё прекрасно понимают, зачем же столько регулировок?» По моим наблюдениям, альтернативой кажущейся сложности будет непрерывное и хаотичное взаимное отвлечение от эффективной работы. Это и будет платой за столь привлекательную на первый взгляд простоту и нежелание обдумать нужный комплекс правильных подходов к информационному обмену. А часто причиной отказа от упорядочивания для уменьшения потерь времени служит низкая готовность к нормированию своих действий и нежелание вступать в конфликты со своим окружением. Чем лучше люди будут понимать ваши правила, тем больше шансов, что они будут готовы их соблюдать. Будьте открыты к обсуждению любых предложений по коррекции правил и нетерпимы к попыткам безосновательного нарушения уже согласованных принципов.

Да, источников информации и каналов доступа к ним множество, их количество растет буквально с каждым днем: например, вам предлагают установить новое приложение в смартфон или купить новую, самую что ни на есть современную программу по упорядочиванию работы ранее купленных программ. Как быть? Как обеспечить себя достаточной по количеству и своевременной информацией и при этом не захлебнуться в этом воистину безграничном море?

• Проанализируйте все действующие каналы.Обдумайте необходимость использования каждого канала: какую информацию вы по нему получаете? Зачем она вам нужна? Как часто она требует актуализации? Если на все вопросы ответы положительные, то запланируйте оптимальный режим работы с ним. Лишние каналы лучше отключить вообще или убрать с глаз долой, иначе вам гарантирован лишний источник потенциального отвлечения от работы.

• Присвойте категории оставленным каналам. Базовый: канал, по которому вы гарантируете ответ в определенный срок, к примеру почта или корпоративная ERP-система. Аварийный: канал, который работает круглосуточно (если это необходимо) и по которому вы всегда готовы ответить, к примеру один из мессенджеров. Информирующий: канал, по которому вам могут направить информацию, не имеющую обязательных сроков рассмотрения, а просто – к сведению, например ссылку на потенциально интересный факт. Развлекательный: название говорит само за себя. Могут оставаться каналы для случайных контактов, вы совершенно не обязаны на них реагировать вообще и можете выбрать необременительную периодичность просмотра: например, ежедневно по вечерам или еженедельно. Так, иногда я нахожу обращения в «Скайпе» или в личном профиле «Фейсбука». Но для меня эти каналы не являются регулярно просматриваемыми. Предложенный подход позволит вам обеспечить должную систематичность ответов по необходимым каналам и не пренебрегать случайной информацией. Дополнительно вы избавитесь от страха «А вдруг где-то там что-то происходит, а я не в курсе». Иначе одни сотрудники будут вам писать в почту, другие посылать эсэмэс, третьи – информировать о чем-то в «Вайбере», четвертые – еще в каком «утюге», а вы вместо важной работы будете постоянно просматривать поступившие сообщения.

Считайте не более чем «общеупотребительными» и решите сами, какие из них будут полезными, а какие вредными. Большинство принципов работы с почтой подходят и для работы с корпоративными ERP-программами.

• Установите гарантированный срок ответа.Я не считаю почту или ERP-систему каналом для обмена срочной информацией. Предлагаю рассмотреть срок гарантированного ответа – одни сутки. Если я вам пишу в почту, то это значит, что меня устраивает предельно возможный срок получения вашего ответа завтра, не позднее 17:00. Для аварийных ситуаций есть выбранный мессенджер, встреча или разговор по телефону в «окне хаоса». Я рекомендую считать окончание дня за один час до времени, обозначенного в корпоративных правилах. Если мы официально работаем с 10:00 до 18:00, то срок окончания всех дел по умолчанию, если не обозначено другого времени, будет 17:00. Это избавит вас от такого рода сюрпризов: я должен вам сегодня ответить или завершить работу, в 20:00 никакой информации нет, вы собираетесь домой, раздраженно мне звоните с претензией и слышите мой ответ: «Но ведь день еще не закончился, я как раз собираюсь вам написать». И не очень понятно, что делать: то ли ждать до полуночи и только потом напоминать, то ли сидеть и ждать, пока сотрудник выполнит обещанное, и не уходить домой. Мне оба варианта кажутся неправильными, поэтому предлагаю свой. В указанные сроки на почту нужно прислать письмо с ответом по существу вопроса или сообщить возможное для вас время для ответа. В случае, если вы, к примеру, заработались и не можете обеспечить ответ в оговоренные сроки, сделайте рассылку, в которой сообщите новый дедлайн и предложите срочные вопросы закинуть в аварийный канал. Если срочную информацию правильнее направить на почту, то просьбу о необходимости быстрой реакции направляйте в аварийный канал. Соблюдайте эти правила сами и требуйте их соблюдения от подчиненных. Исключения, связанные с объективными обстоятельствами, оговариваются отдельно.