Александр Фридман - Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников

Под восстановление функций мозга выделяйте завершающие 15 минут «окна координации». Если окажется, что выбранного часа слишком много, попробуйте оставить 45 минут. Если ничего срочного за время «режима концентрации» вообще не возникает, то планируйте следующее погружение в работу через 15 минут, необходимых нам для отдыха и восстановления мозга. А теперь снова рассмотрим предложение о выключении всех сигналов о поступлении информационных сообщений, кроме выбранного аварийного канала. Почему это не будет разрушительно? Потому что через два часа у нас запланировано «окно координации» и мы увидим всю поступившую информацию, она никуда не денется. Более того, вы убедитесь, что за время вашего ухода «из эфира» ничего страшного не случилось, Солнце и Земля на своих местах. А все страхи – не более чем домыслы, причины возникновения которых мы уже изучили. Кстати, иногда даже немного обидно: мы перестали управлять миром, а мир этого даже не заметил. Нужно ли вводить «окна координации» для ваших подчиненных? Если им нужно работать головой, то, видимо, да. В следующих рекомендациях будет дополнительная информация, позволяющая еще лучше совместить чередование занятости и перерывов.

Рекомендации по оптимизации контактов с контрагентами

• В своем календаре отмечайте время плановой работы в «режиме концентрации» и «окна координации». Обеспечьте подчиненным, коллегам и руководителям возможность видеть ваше расписание. Если нет подходящего программного обеспечения или сервера, то вывешивайте расписание возле рабочего стола и снабдите копиями всех, кого посчитаете нужным. Правда, в этом случае отражение изменений в расписании потребует дополнительной работы.

• Опишите своему окружению удобные для вас подходы: «Прежде чем подойти к человеку, посмотрите его расписание, после чего сопоставьте срочность своего вопроса со временем ближайшего „окна координации”». Для подчиненных сделайте это правило обязательным. Также выскажите пожелание: по возможности договариваться с вами о встречах заранее (по вечерам). Мотивация: «Это позволит мне выделить вам столько времени, сколько необходимо».

• Стоит ли устанавливать для подчиненных единое чередование «режима концентрации» и «окон координации»? Возможная польза видится в том, что сотрудники будут меньше отвлекать друг друга и получат возможность одновременно решать срочные вопросы. Но мне кажется, что для конвейера такой подход уместен, а при интеллектуальной работе вреда будет больше, чем пользы. У сотрудников разная по содержанию работа и разная по комфортности продолжительность «режима концентрации». Поэтому получится излишнее обезличивание, машинизация. Правильнее предоставить людям возможность самостоятельно планировать свое время и научить их правильному режиму взаимодействия. Результат: личная свобода в рамках обязательных подходов к эффективной работе и правил взаимодействия. Это больше мотивирует и способствует развитию правильной корпоративной культуры.

• Устраняйте практику, которая позволяет назначать друг другу встречи в любое свободное время в календаре, хотя ряд программ дает такую возможность. Введите правило: обозначенное и выделенное специальным цветом в календаре «окно координации» не является свободным временем для принудительного назначения встречи. В этот период можно подойти для решения короткого вопроса, при этом максимальное время взаимодействия – не больше 5 минут, ведь он является срочным и потому не может быть направлен в почту, а с точки зрения содержания его эффективнее обсуждать лично, а не в мессенджере. Или можно подойти, чтобы сразу договориться о взаимно удобном дне/времени встречи. Их можно назначать – в виде предложения – только на еще не занятые отрезки времени в расписании. Вам, как руководителю, я рекомендую уважительно относиться к расписанию подчиненных. Вы обладаете безусловной властью и правом назначить встречу на любое удобное для вас время, вынуждая сотрудника подстраиваться и менять свои планы. Но правом этим я не советую пользоваться без очевидной необходимости. Если вам нужна встреча и вы не видите в расписании нужных окон, то правильно будет подойти к нему в его «окно координации» (или пригласить его к себе), объяснить актуальность вашего вопроса и попросить его найти возможность изменить свое расписание самостоятельно. Уважение к работе сотрудников никак не унижает вас и не приводит к потере авторитета. Наоборот, вы подаете им пример правильного подхода и мотивируете к использованию описанной технологии планирования действий. Кроме того, уважение к сотруднику – базовая форма общения для руководителя. При внедрении этого метода проконтролируйте, чтобы сотрудники не «зашили» календарь на год вперед повторяющимся ежедневно чередованием «режима концентрации» и «окон координации». Понятно, что такое расписание никак не может отражать реальные дела и оптимальное распределение времени. А зачем вам ритуально заполненный календарь, не отражающий ход событий? Зачем это им, тоже понятно: они формально выполнили ваше пожелание и будут продолжать работать как придется. Такой «прием» – одна из типичных форм сопротивления внедрению планирования.