Александр Фридман - Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников

Предложенный подход позволит вам сохранить все мысли и концентрацию для работы над выбранной задачей и, если нужно, без больших потерь переключиться на действительно срочный вопрос.

• Порядок на рабочем месте.Часто говорят – «бардак на столе = бардак в голове». А есть высказывание Альберта Эйнштейна: «Если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?»Идея, как вы понимаете, в том, при такой логике пустой стол говорит о пустой голове. Я никак не сторонник идеального порядка. Но любой предмет, который находится в поле вашего зрения и не имеет отношения к текущей работе, будет своеобразным «вампиром», претендующим на высасывание вашего внимания. Конечно, мощным усилием воли мы можем удерживать себя от переключения или же возвращать фокус на выбранную задачу. Но зачем нам эти усилия, напрягающие те же участки мозга, которые помогают нам логически мыслить? К чему создавать трудности, чтобы потом их преодолевать и повышать вероятность некачественного решения? Не проще ли убрать все лишнее, оставив перед собой только материалы для текущей работы? Кстати, Альберт Эйнштейн еще сказал: «Только глупцу нужен порядок, гений властвует над хаосом!»Мой вопрос: какие еще признаки гениальности мы демонстрируем, кроме бардака на столе? Не знаю, как там у гениев, а для обычного человека, к числу которых я отношу и себя, характерны несколько иные закономерности. Легче всего пытаться стать похожим на великого ученого через беспорядок и ждать воплощения остальных его достижений. А как быть с подчиненными? Имеет ли право руководитель вмешиваться в рабочий процесс и настаивать на наведении порядка на рабочем месте, если сотрудник утверждает: «А мне так удобнее»? Любое управленческое воздействие должно быть рациональным. Я рассуждаю так: если человек работает в пределах нормы, то зачем вмешиваться?

Если же налицо плохое качество решений, срыв оговоренных сроков, «невезучесть», забывчивость, чередование непонятной возбужденности и эмоциональных срывов, то стоит обратить внимание на рабочий процесс. И не принимать отговорки, поскольку работать в первую очередь нужно правильно. Неудобно же бывает как раз потому, что беспорядок для многих более естественен, он возникает сам и не требует усилий, в отличие от обдумывания, внедрения и поддержки системы, обеспечивающей высокую эффективность.

• Визуализируйте данные.Рекомендую фиксировать условия, критерии и промежуточные выводы для разработки решений на подходящем для этого внешнем носителе. Это поможет вам не потерять информацию при потенциально возможном внезапном переключении. Кроме того, логические блоки мозга могут всю мощность направить на выработку решений без расхода на поддержку данных.

• Планируйте «окна координации».После того как вы отработали выбранное время в «режиме концентрации», запланируйте свободный промежуток времени, для начала – не менее одного часа. У этого «окна» несколько функций. Во-первых, это страхующий резерв. Возможно, вы чуть-чуть не успеете закончить то, что запланировали. С резервом это не страшно, вы спокойно можете «дописать до точки», и вашему графику не грозит «эффект домино». Никогда не ставьте в расписание два дела подряд, не запланировав интервала между ними. Во-вторых, теперь вы можете посмотреть сообщения, уведомления о приходе которых были выключены. И, если нужно, написать или позвонить кому нужно, а что-то отложить на запланированное же в расписании время для работы с контрагентами. В-третьих, вы можете дать «доступ к телу» тем, у кого возникли срочные вопросы. В-четвертых, это может быть возможность отдохнуть для утомленного мозга, что обеспечит высокую эффективность мышления во время следующего погружения в «режим гроссмейстера». Ни в коем случае не пытайтесь вместо отдыха занять мозг другой работой. Учтите, что любая переработка информации загружает отвечающие за логику участки мозга. Когда вы читаете новостную ленту или просто заходите в социальную сеть, то не отдыхаете, а лишь меняете вид нагрузки. То, что она меньше, ничего не значит. Для того чтобы мозг не только отдохнул, но и почти полностью восстановился, лучше всего 15 минут выделить на легкие физические упражнения. Легкие – значит легкие. Просто походите по офису или выйдите прогуляться на улицу, попробуйте жонглировать одним или двумя яблоками или выполните несколько упражнений из комплекса утренней гимнастики. Не нужно копать во дворе бассейн или покупать тренажеры. Годится любая физическая активность.