Александр Фридман - Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников

• Зависимость от контрагентов.У каждого руководителя есть люди, правильное взаимодействие с которыми он, обоснованно или не очень, считает чрезвычайно важным для обеспечения своих результатов. И, естественно, возникает опасение: вдруг значимая персона окажется недовольной, если я не обеспечу быстрой реакции на поступившее обращение? Вот и приходится проверять многочисленные каналы: а не написал ли мне кто чего?

Информация к размышлению. Мы с вами понимаем, что внутренние и внешние триггеры могут проявлять себя в разной степени и не проявлять вовсе, работать в комплексе, а также усиливать или подавлять друг друга.

Причины потери времени и других ресурсов

• Реальная возможность для режима многозадачности.Конструкция человеческого мозга исключает возможность одновременной обработки двух или более сложных интеллектуальных задач. Это категоричное мнение специалистов. Если одна задача сложная, а вторая – чисто механическая и поставленная «на автомат», то мы можем решать их в одно время, а вот две сложные задачи параллельно – никоим образом. Мы способны одновременно выполнять несколько физических действий, но это возможно при сложившемся или выработанном автоматизме, который не требует участия логических блоков головного мозга. Человек может лишь переключаться от одной интеллектуальной задачи к другой, что он обычно и делает. Но мы уже знаем, к каким потерям и почему приводит слишком частое переключение.

• Реальная скорость работы в режиме многозадачности.Поскольку при переключениях мы теряем много времени, то в итоге все работы, между которыми вы делите свое внимание, двигаются существенно медленнее, чем если бы вы выполняли их одну за другой. Это справедливо даже для механической работы и намного разрушительнее для качественного решения сложных интеллектуальных задач.

• Реальное качество работы в режиме многозадачности.Попытка параллельно и качественно обрабатывать две задачи принципиально невозможна для биологического вида Homo sapiens sapiens. Это безапелляционное мнение ученых. Как поступает мозг, если мы требуем от него невозможного? Первый подход: он упрощает условия задачи, это свойство мозга мы уже обсуждали, изучая ошибки руководителя при разработке решений. В итоге обе запущенные задачи решаются быстро и неправильно, так как из них были выброшены самые важные и потому труднообрабатываемые условия. Второй подход: мозг переходит в режим переключения, не может правильно собрать «когнитивные команды», подтягивает неполные данные, а потом находит блестящее решение для изначально неправильно сформулированных задач.

• Расфокусировка внимания.Британский психиатр Эдвард Хэлловэлл (Edward M. Hallowell) назвал это явление комплексом дефицита внимания. Суть его в том, что под влиянием множества информационных источников и перехода в режим многозадачности человек пытается охватить все ситуации одновременно. Что при этом происходит? Представьте себе фонарик с регулируемой площадью светового пятна. Мы хотим осветить большое настенное панно. Чем больше световой круг, тем меньше освещенность попавшей в круг поверхности и хуже видны детали рисунка. И наоборот. Наше внимание имеет ограниченную – условную – мощность, ресурс. Как только мы пытаемся охватить как можно больше задач, мы теряем способность осмысливать каждую из них. Подчиняясь нашей неосознанной команде «расширяй пятно», мозг полностью лишается способности видеть и логически осмысливать отдельные данные, в результате чего переходит в автоматический режим и начинает – что нам уже знакомо – упрощать задачи, используя типовые решения из своей «библиотеки шаблонов». Осознанность ведь заблокирована расфокусировкой, а команду «решай задачу» никто не отменял. Вот и выкручивается мозг как может. Такое состояние относительно безвредно для простой механической работы, что мы уже обсуждали. Если бы вам нужно было привычным движением закручивать гайку на конвейере, то ваши мысли могли бы парить где угодно. Но если вам поручили бы новую операцию, то до выработки автоматизма попытка уйти в мечты привела бы к срыву работы. Что уж говорить о последствиях при решении интеллектуальных задач? Они ужасны: войдя в режим дефицита внимания, расфокусировки, руководитель любой вопрос начинает подгонять под шаблон.

Информация к размышлению. Согласно всем приведенным фактам, иллюзии «подвыпившего танцора» не более чем приятные мечты, а надежда на ускорение работы абсолютно безосновательна. Многозадачность – крайне разрушительная привычка. Дополнительная проблема: сначала руководитель при каждом переходе в режим многозадачности испытывает эйфорию, но через некоторое время входит в состояние недовольства с примесью удивления и разочарования: почему такие плохие результаты при столь восхитительном процессе? Возникновению и сохранению многозадачности способствует множество внутренних и внешних триггеров. Для того чтобы им противостоять и действовать правильно, идеи «работай и не отвлекайся» будет недостаточно. Понадобится комплекс поддерживающих и усиливающих друг друга подходов.