Александр Фридман - Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников

Рекомендации для этого и следующего хронофагов будут общими.

Руководитель под влиянием поступающих вводных или же по собственному выбору пытается делать несколько дел одновременно. Этот хронофаг возникает параллельно со «Слишком частое прерывание работы» и заслуживает отдельного рассмотрения.

Что может мотивировать руководителя на такой подход?

В современных компаниях возникает целый комплекс внутренних триггеров [5] Триггер (англ. trigger в значении существительных «собачка», «защелка», «спусковой крючок» – в общем смысле «приводящий нечто в действие элемент») – провоцирующий фактор. Прим. ред . , которые втягивают руководителя в режим многозадачности, и внешних триггеров , буквально заталкивающих в него.

Внутренние триггеры

• Синдром «подвыпившего танцора».Возможно, вам приходилось видеть человека, который, находясь в легком подпитии, решил потанцевать? Смотреть на него и смешно, и стыдно: он не слышит музыки и сбивается с такта, его движения неуклюжи, он корчит какие-то гримасы, острит невпопад. Но самому себе он в этот момент кажется грациозным, пластичным, элегантным, остроумным и пребывает в уверенности, что вызывает всеобщее восхищение. Так вот, человек в режиме многозадачности уверен, что он гениален, вдохновлен и суперпродуктивен. Этот режим связан с частыми переключениями между разными вводными. Отсюда – прилив адреналина и возбуждение, которое, как мы обсуждали раньше, и приводит к таким иллюзиям. Человеку кажется, что он восхитительно гибок и легко переключается от одной проблемы к другой. Он уверен, что в курсе всего, что происходит и поэтому ничего не упустит. А многочисленные требования откликнуться он воспринимает как несомненный признак собственной значимости: мир не может ни секунды без него обойтись. Согласитесь, что подобный комплекс эмоций очень приятен и его вполне может хотеться испытывать вновь и вновь. А во время объяснения причин потери времени я расскажу, что и как в этом режиме происходит на самом деле.

• Мотивация.Руководитель, окруженный множеством дел, хочет выполнить их как можно быстрее. На появление такого желания может влиять мотивация к достижению чего-либо: например, чем быстрее я это сделаю, тем быстрее получу результат – избавлюсь от чувства тревоги. Может сработать и мотивация к избеганию неприятностей: я быстро все сделаю, и меня не будут ругать, не смогут ни в чем упрекнуть, а сам я, разобрав дела, буду уверен, что там не притаилась какая потенциальная пакость. Могут работать и оба вида мотивации: вероятно, каждый человек хочет что-то получить и – одновременно – чего-то избежать.

• Высокая ответственность.Руководитель – как правило, человек ответственный, интересы дела и собственные заставляют его испытывать тревогу за действия коллег, внешних партнеров и подчиненных, равно как и за события, которые могут оказать влияние на зону его ответственности. Он опасается упустить что-то важное, поэтому и переключается с вопроса на вопрос, оставляя открытыми все информационные каналы, периодически заглядывая в них, вступая в беседу с теми, кто к нему обращается, и проявляя инициативу вступления в контакт.

• Неумение сказать «нет».Р уководитель чувствует себя обязанным проявлять отзывчивость и откликаться на обращение к нему. Ему очень трудно сказать: «Я сейчас занят», установить правила доступа «к телу», не обращать внимания на письма, так как он при этом начинает испытывать чувство вины перед «отвергнутыми».

• Прикорм «обезьян» вместо координирования.Руководитель должен координировать ведущиеся работы, но не должен позволять сотрудникам или коллегам перевешивать на себя те вопросы, которые должны решаться без его непосредственного участия. Такую ситуацию принято называть «пересадить обезьяну»: раз, и моя «проблема/обезьяна» уже сидит у вас на плечах. Но в момент быстрого переключения не так просто диагностировать происходящее, да и к прерванной работе хочется вернуться как можно скорее. Вот поэтому, прерывая быструю, сбивчивую речь собеседника, проще сказать: «Да, хорошо, я разберусь» .

• Стремление «сделать все».К многозадачности ведет страх, что если поступившую вводную с разу не обработать, то список дел увеличится. А если решить вопрос сразу, то поступившая задача устраняется.