Александр Фридман - Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников

• Решите главный вопрос: что кому принадлежит?Я, к примеру, считаю, что телефон принадлежит мне, я его хозяин, и никак не наоборот. Я также хозяин своего времени и могу решать, когда и с кем я буду разговаривать. Но поскольку я пока не властелин мира и считаю правильным не забывать о своих интересах, то могу подумать, кому предоставить право разговаривать со мной в то время, когда они посчитают это удобным. И это мое и только мое решение.

• Вводите VIP-номера.Они принадлежат людям, которые, с вашей точки зрения, имеют право постоянного доступа. Родственники? Значимые клиенты? Ваш руководитель? Особо доверенное лицо? Кого туда включать, решать вам. Есть модели телефонов (и стационарные, и мобильные), позволяющие определить это, и есть специалисты, которые помогут вам их выбрать и настроить, в том числе используя автоответчик. Или внесите все VIP-номера в отдельный телефон. С людьми, не попавшими в список, вы поговорите тогда, когда посчитаете это удобным для себя.

• Передайте телефон своему помощнику.И VIP-список тоже. Научите его произносить фразу: «Добрый день, меня зовут Анна, я помощник Александра Фридмана. К сожалению, он сейчас занят. Можно ли попросить вас назвать свою фамилию? Я передам информацию Александру, и он перезвонит вам сразу после____» – далее называется время начала «окна координации». Если же помощник опознает номер VIP или названная фамилия предполагает, что он может вас потревожить, то он отвечает: «Одну минуту, соединяю вас с Александром». Типичная ошибка: сначала вас просят представиться, а потом сообщают, что интересующая вас персона занята. Создается впечатление, что занята эта персона именно для вас. Конечно, вы можете возразить, что прорывающийся к вам «звонарь» может представиться президентом США, но таких шутников мало. Кроме того, идеальных систем и подходов просто не существует, поэтому мы должны обеспечить достаточную эффективность подходов, не более того.

• Выключайте телефоны, и мобильный, и стационарные,когда входите в «режим концентрации». Вышли из него, вошли в «окно координации», посмотрели, кто звонил, и поговорили, с кем нужно. Звонки остальным запланировали на другое удобное вам время. О чем не забыли написать «памятку», которую прочитаете в конце дня. Или поставьте сигнал напоминания. Как быть, если у вас действительно много респондентов, с которыми необходимо поддерживать непрерывную связь? Воспользуемся логикой: чем больше хаоса, тем меньше плановой работы. Уменьшайте количество времени для «режимов концентрации» в пользу расширения «окон координации», другие способы мне неизвестны.

• А как быть, если вы перезваниваете звонившему вам человеку, а теперь уже он не берет трубку?Я пишу СМС: «Добрый день, это Александр Фридман. Вы мне звонили в 10:45. Буду рад Вашему звонку с 14:00 до 15:00 или прошу сообщить удобное Вам время для моего повторного звонка». Обязательно ли это? Нет, но именно такой подход мне кажется наиболее достойным и способствующим укреплению деловой и человеческой репутации.

• Неправильная организация работы с информацией вызывает большие потери времени.О ткажитесь от гипнотической современной идеи «чем больше информации, тем лучше», не бойтесь оказаться «вдруг не в курсе», не старайтесь быть «пауком в центре паутины». Лучше проанализируйте роль информационных каналов и правильно распланируйте работу с ними.

• Не рассматривайте каждую вводную как свое обязательство.За вами остается неотъемлемое право и обязанность расстановки приоритетов для решения: чем заниматься сейчас, чем в определенное время, что поручить подчиненным, а что и вообще можно игнорировать.

• Слишком частое прерывание сложной работы опасно.Такой подход гарантированно приводит к большим потерям времени, вызванным резким снижением качества решений и повышенной утомляемостью мозга. Лучше правильно чередовать «режим гроссмейстера» и «окна хаоса».

• Многозадачность является очень разрушительной привычкой.Т акой режим работы вызывает иллюзию суперпродуктивности, а на самом деле резко снижает качество решений и неоправданно увеличивает лишь продолжительность решения проблемы. Работы лучше выполнять последовательно, не пытаясь сэкономить время за счет многозадачности. Эти надежды никогда не оправдаются.