Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

Чтобы правильно разбить главную задачу на подзадачи, придерживайтесь двух правил.

• Никаких пропусков.Это означает, что все действия по выполнению вашей главной задачи (написание отчета) включают три описанные подзадачи. Если вы полагаете, что необходимо выполнить еще какую-либо работу, определите ее как четвертую подзадачу в общей схеме.

• Никакого дублирования.Одна и та же работа не может рассматриваться как больше чем одна подзадача. Например, этап написания черновика не может также включать предварительный просмотр черновика, так как просмотр — это уже другая подзадача.

Декомпозиция задачи таким способом позволяет держать в поле зрения все подзадачи. Это вселяет уверенность, что ничего важного не пропущено, и облегчает расчет требуемых времени и ресурсов.

Кроме тщательного продумывания деталей, вы должны также видеть картину в целом. Если вы пропустите важную часть работы, то с ней — и ее подзадачи. Как увидеть и лес, и деревья?

Вернемся к моему приятелю — любителю собирать картинки. На примере его любимой игры покажем, как можно достичь цели. Чтобы узнать, не пропущен ли какой-нибудь фрагмент, мой друг мог бы пересчитать их. Но обнаружив, что их 4999, а не 5000, как узнать, какой именно отсутствует? Вероятно, надо разделить 5000 фрагментов на более мелкие группы, чтобы проверить каждую из них по отдельности. Допустим, друг разделил все фрагменты, составляющие карту Соединенных Штатов, на 50 групп — по числу штатов. Каждый штат (т. е. каждое отдельное изображение) содержит 100 фрагментов, и в этом случае мой друг может быть уверен, что каждый из них занимает свое уникальное положение. Он может пойти дальше и разделить каждый штат на 4 части: северо-восток, северо- запад, юго-восток и юго-запад. Тогда каждая часть будет содержать 25 фрагментов, которые можно легко сосчитать и определить, какие фрагменты из головоломки отсутствуют.

По этому принципу последовательной декомпозиции, который наглядно иллюстрирует рис. 3.1, создается структурная схема работ проекта. (Кроме этого термина, можно встретить и другие, например: структурная декомпозиция работ, схема разбивки работ и пр.) Она представляет собой иерархически структурированное представление всех задач проекта, последовательно разбиваемых на подзадачи, вплоть до нижнего уровня конкретных работ. Это облегчает систематизацию планирования, распределения функций и обязанностей, а также контроля за исполнением работ.

Уровни детализации обшей задачи выглядят так:

• уровень 1— общая задача;

• уровень 2— отдельные задачи;

• уровень 3— подзадачи;

• уровень 4— подзадачи более низкого уровня.

Рис. 3.1. Структурная схема, позволяющая детально определить все работы по проекту

Предположим, вам поручили разработать и представить новую программу обучения персонала вашей организации. Первый вопрос такой: "Какие обязательные этапы работы включает создание новой программы?" Допустим, вы выделили такие этапы:

• определение потребности в программе;

• разработка программы;

• подготовка необходимых материалов;

• тестирование программы;

• презентация программы.

Далее рассмотрим первый пункт "Определение потребности в программе" и решим, на какие подзадачи он делится.

• Определение круга лиц, заинтересованных в этой программе.

• Проведение собеседования с некоторыми из них.

• Изучение письменных материалов, в которых обсуждается целесообразность разработки программы.

• Подготовка доклада с обоснованием необходимости данной программы.

Не будем останавливаться. Возьмем пункт "Проведение собеседования с некоторыми из этих людей". Он в свою очередь состоит из подзадач следующего уровня.

• Выбор людей для собеседования.

• Подготовка вопросов.

• Составление расписания собеседований.

• Проведение собеседования,

• Запись результатов собеседования.

Стоит ли на этом останавливаться? Ведь каждый из этих видов работ можно разбить на мелкие операции. До какой степени нужно детализировать задачи?