Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

4. На основании переговоров и письменных материалов подготовьте черновой вариант проектного задания.

5. Представьте черновик проектного задания лицам из пункта 2 на одобрение (желательно формальное, с подписью).

6. Когда все одобрения получены, переходите к следующему этапу планирования.

7. Если возникли вопросы, пожелания и замечания, откорректируйте документ и представьте на одобрение новый вариант.

8. Продолжайте, пока не добьетесь полного одобрения проектного задания.

Рис. 2.1. Разработка проектного задания

Бывает, что кто-то не утверждает ваше проектное задание даже после нескольких корректировок. Тогда решите, сможете ли вы обойтись без его одобрения? Если ответ положительный, поступайте следующим образом.

1. Сделайте письменную отметку о ваших попытках убедить этих людей и причинах их отказа.

2. Занесите их отказ в список рисков проекта.

3. Переходите к следующему этапу планирования.

Если же ответ отрицательный, обратитесь за помощью к вышестоящему лицу (и к главному стороннику проекта).

В этой главе…

• Разработка структурной схемы работ

• Как определить степень детализации работ

• Планирование непредвиденных обстоятельств

• Как учесть опыт прошлых разработок при составлении структурной схемы работ

• Если предстоят незнакомые работы

Полнота и последовательность планирования и выполнения всех работ во многом определяют успех проекта. Как сделать так, чтобы ничего не упустить и не запутаться в огромном количестве информации по разным аспектам проекта? Об этом читайте в данной главе.

Все — планирование работ, распределение ресурсов, подбор исполнителей, назначение обязанностей и контроль выполнения — должно основываться на системном подходе.

По моему глубокому убеждению, в планировании проектов есть два основных положения. Первое: нужно определить все основные задачи. Второе: следует тщательно рассчитать все необходимые затраты времени и ресурсов. Чтобы учесть и то и другое, я разрабатываю логическую схему для представления всех работ проекта.

Одному моему приятелю, большому любителю головоломок-"пазлов", подарили очередную игру из этой серии: составить из 5000 фрагментов карту США. При этом ему предложили, прежде чем собирать изображение, проверить, все ли фрагменты присутствуют, а если нет, то какие именно пропущены. Мой друг рассмеялся. Он знал только один способ проверить это: попытаться собрать картинку и определить недостающие фрагменты по пустым местам в изображении. А как еще он мог это сделать?

Давайте представим, как бы это выглядело при работе над проектом. Допустим, вам поручили разработать и представить программу обучения персонала. Вы с группой коллег усердно трудились в течение двух месяцев и выполнили все, что наметили: продумали содержание обучающей программы, подготовили материалы и преподавательский состав, арендовали помещение и пригласили участников. Наконец, за неделю до начала занятий вы поинтересовались у одного из коллег, напечатаны ли учебные пособия. И тут выясняется, что ни он, ни другие сотрудники не подумали об этом, поскольку каждый надеялся, что это сделает кто-то другой. В результате за неделю до сдачи работы вы оказались без нужных инструкций и без дополнительных средств, чтобы исправить положение, т. е. в критической ситуации.

Как можно избежать подобного конфуза? Только путем системного планирования всех необходимых работ по предлагаемой здесь методике.

При определении работ проекта очень важно помнить о деталях. Люди часто перерасходуют время и ресурсы из-за того, что не продумали все тщательно.

Например, вам поручили подготовить отчет о последнем совещании в вашем подразделении. В первую очередь вы постараетесь оценить, сколько времени и средств на это потребуется. По прошлому опыту вы предполагаете, что вам нужно несколько дней. Но насколько вы уверены в своих оценках? Как убедиться в том, что вы предусмотрели все виды работ, необходимые для составления отчета?

Для этого нужно разбить общую задачу на составляющие (выполнить декомпозицию задачи). Для составления отчета это будут: написание черновика, просмотр и правка, подготовка окончательного варианта. В свою очередь составление окончательного варианта включает два вида работ: написание чистового варианта и печатание отчета.