Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

• При получении задания избегайте недомолвок.Если шеф поручил вам разработку нового изделия, сразу уточните, должны ли вы проводить исследование рынка для определения характеристик этого продукта.

• Давайте четкое описание предстоящих работ.Предположим, проект предусматривает "внедрение новой информационной системы". Под словом "внедрение" люди могут понимать:

- установку нового программного обеспечения;

- обучение персонала работе с новым программным продуктом;

- усовершенствование новой программы;

- устранение ошибок, обнаруженных в новом программном обеспечении;

- все перечисленное;

- что-нибудь еще.

• Убедитесь в едином понимании содержания проекта вами, распорядителями и соисполнителями.Одна коллега рассказала мне, как однажды получила задание от шефа подготовиться к приобретению нового оборудования. Она разработала план проекта, который предусматривал выбор поставщика, заключение контракта и доставку этого оборудования. По ее расчетам выходило, что работа займет шесть месяцев, а сумма затрат составит 500 тыс. долл. Шеф был ошеломлен такими цифрами. Он рассчитывал всего на два месяца при затратах в 25 тыс. долл.

После беседы с шефом сотрудница поняла, что задание заключалось только в выборе потенциального поставщика оборудования. Речь не шла о поставке и размещении оборудования. Она неправильно поняла поставленную задачу.

В подходе к планированию и выполнению основных работ проекта следует придерживаться единой стратегии. Например:

• все оборудование будет закупаться через поставщиков, а не напрямую у изготовителя;

• обучение персонала будет проходить под руководством привлеченного тренера.

Определение ваших возможностей в достижении намеченных целей тоже должно соответствовать выбранной стратегии. Так, с самого начала следует выяснить, нет ли у основных лиц аудитории определенных предубеждений, как нужно и как нельзя браться за данный проект.

При выборе стратегии:

• учтите принятые в вашей организации подходы к решению подобных задач.

Когда перед Вами ставят сложные задачи

При решении непростых вопросов, помните следующее.

• Не всегда можно использовать тривиальные подходы.Один мой клиент получил выговор от руководства за то, что приобрел оборудование у фирмы, с которой они поддерживали отношения несколько лет. Оказалось, что другие поставщики давно поставляют аналогичные изделия на 20 % дешевле.

• Не относитесь предвзято к действиям других людей. Они могут изменить свое мнение.Автор этой книги однажды столкнулся с проблемой. Мне надо было закончить работу к концу недели, и для этого требовались услуги постоянного секретаря. Однако все секретари фирмы были заняты, а начальство раньше всегда отказывало в просьбах нанять секретаря на временную работу. Когда на очередной встрече шеф узнал о ситуации, то неожиданно удивил меня, заявив, что если речь идет о том, чтобы вовремя сдать работу, следует нанять временного секретаря.

• По возможности выбирайте стратегию с наименьшим количеством всевозможных рисков, неопределенных и неконтролируемых событий. Помните, что нужно использовать не те методы, которые могут работать, а которые действительно будут работать.

• Если проект связан с рисками, подготовьте несколько запасных стратегий на случай, когда первоначальные методы себя не оправдают.

Однажды моему коллеге поручили провести за месяц переподготовку всех торговых представителей фирмы, которых по всей стране насчитывалось несколько сотен. Раньше он уже делал это, и по его приблизительным подсчетам, подготовка программы и проведение обучения никак не укладывались даже в три месяца. Он уже был готов доложить о невозможности выполнить поручение в отведенные сроки, когда другой наш коллега посоветовал использовать возможности Интернет и нашей локальной сети. В результате применения новой стратегии первый коллега справился с заданием раньше отведенного срока.

Не путайте стратегию с подробным перечнем работ. Он составляется на основании структурной схемы работ, которая детально рассматривается в главе 3.