Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

Ежегодная оценка деловых и профессиональных качеств управленческого персонала.Какие выполненные задачи и достижения были отмечены годовыми премиями.

Кроме того, выясните, какие обязательства по проекту даны внешним заказчикам или высшему руководству.

Что вы можете сделать для того, чтобы проект вошел в число приоритетных работ организации.Если ваш проект не упоминается особо в вышеперечисленных документах, то почему другие должны считать его приоритетным?

Обсудите с сотрудниками все "за" и "против" целесообразности выполнения проекта для организации. Если коллеги искренне считают, что фирма не получит ничего нового от реализации вашего проекта, а вы не видите путей его модификации, чтобы сделать выгодным, то лучше вовремя от него отказаться и не тратить драгоценные ресурсы и время.

Если же коллеги признают важность этой работы, то ваша задача — всеми силами поддерживать такую точку зрения.

Сбор информации, на основе которой принимается решение по проекту, связан с определенными трудностями. Этот вопрос может обсуждаться "в кулуарах" без оформления каких-либо документов. Информация может быть весьма противоречивой. Поэтому обратите внимание на несколько советов.

• Используйте все возможные источники.

• По возможности черпайте сведения из первоисточников.Различайте первичный источник информации и вторичный источник информации . Вторичным источником будет некое лицо, пересказывающее информацию, полученную из первичного источника.

Например, план-отчет на предстоящий год, в который включен ваш проект — это первичный источник информации, а тот, кто о нем вам рассказывает, — уже вторичный.

Чем больше вторичных источников отделяет вас от первичного, тем больше вероятность искажений.

• Письменные источники информации всегда предпочтительнее.Изучайте протоколы совещаний, корреспонденцию, отчеты о других проектах, перспективные планы, маркетинговые исследования, технико-экономические обоснования и другие документы, имеющие отношение к проекту.

• Обсудите проект с несколькими людьми, чтобы подтвердить полученные сведения.Люди по-разному оценивают одни и те же ситуации. Сравните их мнения и выявите противоречия.

• На собрание по проекту возьмите с собой кого-нибудь из коллег.Затем обменяйтесь с ним мнениями и сравните полученную на совещании информацию.

• Записывайте все, что услышите на совещании.Покажите свои записи и выводы тем, кто присутствовал на встрече. Это позволит вам убедиться, что вы все поняли правильно, а записи послужат документальным подтверждением принятых соглашений.

• С людьми, принимающими решения по проекту, планируйте встретиться как минимум дважды.После первой встречи дайте им время обдумать ваши идеи и предложения. На второй встрече можно обсудить возникшие вопросы и устранить все неясности.

• По возможности сопоставьте информацию, полученную на совещаниях, с информацией из письменных источников.Очень важно сравнить индивидуальное восприятие и мнение коллег с задокументированными фактическими данными. Обсудите с сотрудниками все выявленные противоречия.

Интересуйтесь любой информацией, касающейся аудитории, назначения и приоритета проекта. Часто после того, как план проекта одобрен и утвержден, этим пренебрегают. Но за время выполнения продолжительного проекта мнения и приоритеты могут измениться. И лучше об этом узнать заранее.

Проект может разрабатываться отдельно, а может являться частью целого комплекса работ. Тогда вам следует координировать свои работы с другими и принять меры во избежание их дублирования.

В содержании проекта должны быть четко указаны даты начала и завершения, а также что нужно сделать. Например, если проект предусматривает разработку и испытания нового изделия, то надо сразу оговорить, что сюда не входят маркетинговые исследования и запуск его в производство.