Сергей Гредников - Семь шагов для создания эффективного ИТ-подразделения

– Разработать и утвердить Каталог ИТ-услуг;

– Внедрить на предприятии SLA – Соглашение об уровне сервиса;

– Создать функциональную матрицу ответственности по каждому ИТ-специалисту в разрезе каждого ИТ-сервиса;

– Получить информацию о фонде оплаты труда ИТ-подразделения, стоимости аренды помещения, затратах на канцелярские товары и принадлежности по периодам, затраты на Корпоративную мобильную связь ИТ-подразделения и т. д. То есть в распоряжении руководителя должна быть полная информация по всем затратам подразделения.

– Владеть информацией о стоимости ИТ-услуг региона. Данная информация открыта и доступна у всех коммерческих организаций.

Только после этого возможно приступить к расчету внутренней стоимости ИТ-услуг. Итоговые данные расчета отображаются в таблице, шаблон которой приведен ниже.

На основании полученной информации ИТ-руководитель подготавливает выводы и предложения по оптимизации затрат при необходимости или выводу ИТ-услуг на аутсорсинг.

Все полученные данные по анализу рыночной стоимости ИТ-услуг выносятся на обсуждение Комитета по ИТ для принятия управленческих решений по дальнейшему развитию ИТ.

При принятии решения о выводе тот или иной ИТ-услуги на аутсорсинг, необходимо дополнительно оценивать целесообразность данного решения, а также оценивать сопутствующие риски при оказании ИТ-услуг сторонними контрагентами предприятию.

Так как аутсорсинг ИТ-услуг является одним из инструментов повышения эффективности ИТ, то далее рассмотрим более подробно что такое аутсорсинг, какие риски необходимо учитывать при принятии решения о передаче ИТ-услуг на аутсорсинг и как выполнить анализ эффективности использования аутсорсинга.

Аутсорсинг – современный вид предпринимательской деятельности, который призван обеспечить предприятию дополнительные конкурентные преимущества. Сегодня аутсонсинг применяют многие крупные российские компании, передающие сторонней организации (как правило, малому, не дочернему предприятию) частично или полностью ряд собственных функций.

Как показывает российская практика, многие предприятия в первую очередь передают на аутсорсинг вспомогательные и обслуживающие бизнес функции, такие как: ремонт, сервисное обслуживание, бухгалтерия, информационные технологии 9. Это позволяет предприятиям увеличить объем производимых товаров и услуг, что соответственно уменьшает объем постоянных издержек на единицу продукции, что в свою очередь сказывается на уменьшении цен на готовую продукцию. Но прежде чем принять решение об использовании аутсорсинга, предприятию необходимо определить каким образом возможно максимально учесть собственные интересы и обеспечить необходимую эффективность деятельности компании в целом.

На практике чаще всего встречаются следующие мотивы и направления перехода на аутсорсинг:

1. Периодические выполняемые ремонтные работы, техническое обслуживание зданий и оборудования.

2. Изготовление типовых деталей: литые заготовки, внутренние не основные элементы изделий.

3. Заготовки или операции, требующие специального оборудования.

4. Привлечение дополнительных производственных мощностей (или при выходе из строя собственных) при условиях сильных колебаний спроса.

5. Аутсорсинг вспомогательных функций. Например: процессы связанные с информационными технологиями, юридическим и бухгалтерским обслуживанием, выделяются на аутсорсинг во вне, при этом в самой компании остаются интерфейсные функции по координации и контролю взаимодействия.

Несомненным преимуществом аутсорсинга является быстрота и удобство решения той или иной производственной проблемы. Ведь аутсорсинговая компания предлагает, как правило, уже готовую систему, которая может работать «здесь и сейчас».

В западных странах аутсорсинг более развит чем в России. По данным исследований Industry Week Census on Manufacturing, 54,9 % американских компаний используют аутсорсинг в производстве, 43,8 % – в обслуживании оборудования. Для оценки целесообразности использования аутсорсинга на западе принято использовать схему, представленную на рисунке 6.

Рисунок 6. Оценка целесообразности аутсорсинга