Фрэнк Свайтек - Менеджерами не рождаются. Непростые уроки достижения реальных результатов

Вы должны тренироваться в использовании данного метода, пока он не станет частью вашего менеджерского инстинкта, частью ежедневной работы.

Одна из задач менеджера – следить за делами, которые находятся в зоне его ответственности. Пятиминутные тренировки во время разговоров с сотрудниками приносят свои плоды. Однако очень часто всё начинает идти не так. При этом ситуацию усложняют многие факторы:

• частые командировки;

• отсутствие прямого контакта с сотрудниками, работающими из дома;

• сотрудники, которые находятся в офисах, расположенных в других городах;

• постоянная загруженность решением важных проблем;

• количество и темп событий, происходящих в короткий промежуток времени.

Простая система отчетности «5:15» поможет придать вам уверенности в том, что вы обладаете необходимой информацией о ключевых событиях, планах или проблемах в компании или отделе. Количество отчетов, которые вы получаете, зависит от числа сотрудников, подчиненных вам напрямую. Если перед вами отчитываются 6 управляющих, вы получите 6 отчетов. (Сразу хочу предостеречь: ваша задача – сделать так, чтобы каждый такой документ занимал полстраницы – или хотя бы не больше страницы.) Хороший отчет отвечает следующим принципам.

1. Чтение отчета не должно занимать у менеджера больше пяти минут.

2. Написание должно занимать у сотрудника не больше 15 минут.

3. Отчеты следует предоставлять в 5:15 вечера текущего дня.

Определение времени сдачи отчета зависит исключительно от вас. К примеру, некоторым менеджерам бывают нужны ежедневные отчеты, но необходимая информация появляется у подчиненных не раньше 7:00 утра следующего дня. В этом случае сотрудник может подготовить отчет в 7:00 или чуть позже. Людей необходимо тщательно проинструктировать по поводу подготовки отчетов. Если им придется самим догадываться, о чем требуется сказать, то документ станет бессмысленным. Некоторые захотят написать обо всем, что они сделали за отчетный период, хотя цель «5:15» – сообщить важную, а не исчерпывающую информацию. Вот что должно содержаться в отчете по схеме «5:15»:

• продвижение работы по реализации планов, проектов, целей;

• появление долгосрочных проблем;

• появление краткосрочных вопросов;

• идеи по повышению эффективности работы;

• перечисление достигнутых результатов;

• перечисление возможностей, которыми стоит воспользоваться;

• описание непредвиденных событий.

Далее приведен пример такого отчета, подготовленного главой отдела для членов комиссии. Содержание документа коррелирует с примерами из списка выше.

• Встреча с инженером-консультантом для начала планирования, касающегося установки ватерлинии в Tambury Estates (план реализации задачи).

• Перестройка ватерлинии на Парк-авеню (задача выполнена).

• Все предписанные проверки и исследования воды сделаны вовремя – 18 марта (задача выполнена).

• Протечки воды привели к просрочке выполнения задачи и увеличению затрат на 5 % (появление краткосрочной проблемы).

• Все цели и задачи на год осуществляются в плановом режиме по данным на 25 марта (достигнутый результат).

• Прогноз по продаже воды в первые два месяца года ниже запланированного на 8 % (краткосрочная проблема).

• Тенденция к снижению продаж воды за четыре года (появление долговременной проблемы).

• Вовремя завершен третий этап проекта водной установки (прогресс).

• На машинах установлены новые радиоприемники – решены проблемы с коммуникацией (перечисление достижений).

• Реструктуризация долгов по облигациям, сейчас процентные ставки могут экономить нам 600 000 долларов ежегодно (бизнес-возможности).

• Мы свели цифры за апрель, и прибыль в этом месяце составила 657 000 долларов, что на 7 % больше запланированной (достижение).

• Сильный шторм, произошедший ночью 18 марта, вызвал перебои с электричеством на Erie Plant, но запасной генератор предотвратил нехватку воды в зоне обслуживания (незапланированное событие).

Доступ к такого рода информации невероятно ценен для принятия решений, корректировки курса, изменения планов и выработки новых. Это помогает каждому члену комиссии держать руку на пульсе.

А вот как мог бы выглядеть отчет «5:15», подготовленный руководителем колл-центра для вице-президента по работе с клиентами.