Фрэнк Свайтек - Менеджерами не рождаются. Непростые уроки достижения реальных результатов

Если на меня работает меньше людей, то каждый из них делает свое дело более производительным образом, чувствует себя комфортнее в рамках организации и достигает лучших результатов.

Как понять, есть ли в вашей организации бюрократия? Обратите внимание на эти сигналы:

• слишком большое количество утверждений и согласований;

• медленный процесс принятия решений;

• очень большое количество этапов в процессе;

• ненужная бумажная работа;

• слишком много потерь, в том числе временн ы х;

• чрезмерное влияние отдельных сотрудников при отсутствии у них формальных полномочий.

При наличии этих факторов организация становится неуклюжей и медленной, вместо того чтобы быть подвижной и стремительной (такой, какой мы хотели бы ее видеть).

Позвольте поделиться примером бюрократии в действии. Когда я впервые оказался в Wisconsin Telephone, среди моих подчиненных было 15 человек, задача которых состояла в том, чтобы готовить и отсылать ежемесячные отчеты в корпоративный отдел персонала. Они работали над многочисленными документами (порой достаточно объемными) по таким вопросам, как причины отсутствия сотрудников, ошибки в оформлении заказов и нарушение техники безопасности на рабочем месте (показательно, что ни один из этих отчетов не был напрямую связан с четырьмя главными задачами ).

Я поинтересовался, есть ли у кого-нибудь время читать все эти бумаги. Сотрудники уверили меня в том, что они не просто читают отчеты, но и помещают их в объемные папки, которые ежемесячно рассылаются всем руководителям компании. Я не мог поверить, что у кого-то из топ-менеджеров находится время, чтобы что-то делать с таким ворохом бумаги. Чтобы убедиться, говорят ли мне сотрудники правду, я позвонил вице-президентам по маркетингу и по работе сети и спросил, что они делают с папками, которые каждый месяц получают из службы персонала. Вице-президент по маркетингу сообщил мне, что не помнит, чтобы когда-либо получал нечто подобное, а вице-президент по работе сети сказал, что действительно кто-то ежемесячно присылает ему какие-то папки, однако ему некогда их открывать, поэтому его ассистент засовывает их в какой-то ящик.

В следующем месяце мы провели эксперимент: сократили количество отправляемых отчетов в два раза, а затем принялись ждать, попросит ли нас кто-нибудь прислать недостающую часть. С нами так никто и не связался. На следующий месяц мы вообще не стали ничего отправлять. Мне позвонила руководитель службы персонала и потребовала, чтобы мы немедленно представили наши отчеты. Я вежливо ответил ей, что у меня нет ни времени, ни ресурсов на подготовку нужных ей документов. Она предупредила меня, что обязательно напишет докладную записку о моем «несоответствии». Эта тема не получила дальнейшего развития, и 13 из 15 сотрудников переключились на другую работу, занявшись продажами и обслуживанием клиентов.

Если вы не совершите ряд упреждающих шагов для снижения уровня бюрократии, она будет расти и процветать.

А теперь, когда вы поняли всю важность простоты, давайте поговорим о том, каким образом нужно прививать чувство ответственности внутри организации. Этой теме будет посвящена следующая глава.

1. Всегда выражайте свои мысли лаконично и ясно. Чтобы помнить об этом, используйте концепцию «половины листа бумаги, заполненной с одной стороны» – она применима во всех случаях, когда вы что-то пишете или рассказываете.

2. Избегайте использования жаргонных словечек. Им не хватает точности, и они могут иметь разные значения для разных людей.

3. Четыре главные задачи – это рост доходов, привлечение новых клиентов, удержание уже имеющихся и сокращение расходов. Если ваша работа не связана ни с одной из них, подумайте, почему вы вообще ею занимаетесь.

4. Убедитесь, что вы измеряете лишь важные результаты – те, которые напрямую или косвенно связаны с описанными выше четырьмя главными задачами . Не тратьте время на измерение посторонних вещей.

5. Правильно организуйте встречи. Убедитесь, что они имеют четкую цель, которая обязательно достигается, и что начинаются и заканчиваются они вовремя.

6. В ходе встречи сосредоточьте внимание на том, что необходимо знать вашей аудитории или собеседнику. Не тратьте время на то, чтобы постепенно двигаться к сути. Будьте готовы отказаться от презентаций в формате PowerPoint и диаграмм. Завершайте каждое выступление коротким резюме, включающим в себя список конкретных действий.