Фрэнк Свайтек - Менеджерами не рождаются. Непростые уроки достижения реальных результатов

Я бы хотел начать с нескольких достаточно очевидных мыслей, связанных с встречами. Как ни странно, многие менеджеры либо забывают об основах их ведения, либо сознательно игнорируют.

1. У каждой встречи должны быть начало, середина и окончание.К сожалению, нередко участники никак не могут перейти к сути дела или сформулировать завершающий вывод – в итоге никто не понимает ни зачем он пришел, ни что ему нужно делать.

2. Встречи должны начинаться с начала и заканчиваться концом.На практике многие менеджеры начинают с середины. Сотрудникам в первую очередь приходится разбираться, для чего они пришли, в чем заключается цель встречи. Также они должны понять, чего им стоит ждать (и что предстоит делать) по завершении мероприятия. Когда люди знают все это с самого начала, им проще сконцентрироваться и задуматься над тем, каким образом они станут выполнять свой участок работы. При этом они могут задавать более точные вопросы. В конце менеджер должен повторить наиболее важные из обговоренных тем и еще раз указать, чего он ждет от подчиненных. Профессиональные менеджеры при этом просят каждого присутствующего сказать, что и когда он будет делать.

3. Встречи должны начинаться и заканчиваться в оговоренное время.Точка! Никаких исключений! Для каждой встречи следует заранее определить время начала и окончания. И важно придерживаться заявленных временных рамок. Это не только позволяет сделать жест вежливости (в конце концов, у каждого есть свои дела и задачи, которые нужно выполнить в срок), но и помогает участникам сохранить концентрацию, а выступающих вынуждает использовать время более эффективно.

4. Встречи не должны проводиться без цели – если цели нет, то мероприятие необходимо отменить. Некоторые из известных мне непрофессиональных менеджеров созывали собрания только для того, чтобы договориться о месте и времени следующего!

Каждому из нас доводилось посещать множество встреч. Когда вы слушатель, вы легко можете отличить плохую встречу от хорошей. Гораздо сложнее это сделать, когда вы выступаете. Давайте поговорим о том, что следует принимать во внимание выступающему в ходе встреч один на один или всего коллектива.

Цель встречи заключается вовсе не в том, чтобы оценить вас как докладчика. Аудиторию редко интересует личность выступающего и уж точно ничуть не волнует, как долго вы готовились, насколько умны или какой сложности проблема стоит перед вами.

1. Слишком часто менеджеры начинают с рассказа о себе.Цель заключается вовсе не в том, чтобы оценить вас как докладчика. Аудиторию редко интересует личность выступающего и уж точно ничуть не волнует, как долго вы готовились, насколько умны или какой сложности проблема стоит перед вами. Каждый слушатель сам сделает выводы. Специалисты по ораторскому мастерству рекомендуют начинать речь с анекдота, истории из жизни и прочей белиберды. Оставьте этот совет для ни к чему не обязывающих речей вне работы. Рассказывая о чем-то коллегам, переходите к делу сразу же. Мне доводилось встречаться с людьми, которые на встречах чрезвычайно долго болтали впустую, и у них почти не оставалось времени для изложения сути. Лучшие из известных мне менеджеров не тратили время на рассказы о себе, собственных достижениях или личных проблемах. Они сразу же переходили к главному.

2. Представьте себе, что вы – один из своих слушателей.Делитесь с аудиторией только той информацией, которую ей необходимо знать. Вы никогда и никого не поразите, если расскажете всё, что вам известно по тому или иному вопросу. Люди не хотят знать то, что знаете вы. Они хотят знать то, что им нужно знать. Любая другая информация заставит их нетерпеливо поглядывать на часы, проверять электронную почту или демонстрировать отсутствие интереса другими способами. Мне доводилось бывать на встречах, участники которых со скуки начинали обмениваться SMS.

3. Будьте готовы рассказывать без презентации в PowerPoint или стопки диаграмм.В ходе лучших мероприятий, которые мне доводилось видеть, выступающие не прибегали к диаграммам, а простыми словами объясняли суть своих мыслей и доносили до каждого присутствующего, чт о он должен сделать после встречи. Затем они тратили еще несколько минут на обсуждение преимуществ, рисков, издержек и дальнейших шагов. Шансы на проведение успешной презентации обратно пропорциональны ее продолжительности. Прошу обратить внимание, что я вовсе не предлагаю вам быть поверхностными. Однако лучшим удается рассказать обо всех важных деталях, не теряя при этом ясности и четкости в формулировках.