Ольга Фролова - Как создать и управлять ТСЖ

• журнала проверки подвалов МКД на загазованность;

• журнала эксплуатации системы воздушного отопления, приточно-вытяжной механической вентиляции и кондиционирования воздуха;

• журнала инструктажа жителей, собственников, иных законных владельцев и арендаторов помещений первых этажей о мерах, предпринимаемых при обнаружении запаха газа.

► Обратите внимание!

Все журналы и книги учета должны быть переплетены, прошнурованы, пронумерованы, опечатаны, подписаны.

Подшивать документы допустимо только после их исполнения и внесения отметки об исполнении.

Существует определенный перечень документов ТСЖ, которые недействительны, если на них не проставлена печать организации. Что это за документы?

1. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, аренде, о производстве работ и т. д.).

2. Номерные доверенности (на голосование на общем собрании только сотрудникам ТСЖ , получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.) с обязательной записью в журнале учета выданных доверенностей.

3. Акты (приема, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.).

4. Заявки (на оборудование, материалы и т. д.).

5. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.).

6. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

7. Исполнительные листы.

8. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операции.

9. Поручения — банковские, платежные (распорядительные письма).

10. Смета доходов и расходов.

11. Сметы на проведение работ.

12. Выдаваемые справки .

13. Штатное расписание и изменения к нему.

Жилищным законодательством не определены сроки хранения технической и иной документации на МКД.

Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов МСУ и организаций , независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения указанных документов.

Сроки хранения документации :

1) документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений по выбору ТСЖ) — 5 лет после смены способа управления МКД (при этом часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно»);

2) переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии — 3 года;

3) протоколы правления ТСЖ — постоянно (при ликвидации организации документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов);

4) принятые в электронном виде запросы , а также полученные письменные запросы и копии ответов потребителям ЖКУ — не менее 5 лет .

Хранение документов бухгалтерского учета (ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ):

1. первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность , аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом — не менее 5 лет после отчетного года;

2. документы учетной политики , стандарты , другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, подлежат хранению экономическим субъектом не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

► Обратите внимание!

Указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года , следующего за годом окончания их делопроизводством.

Порядок хранения документов в ТСЖ находится в компетенции исполнительного органа. Поэтому правила хранения документации целесообразно закрепить в инструкции по делопроизводству, утверждаемой правлением ТСЖ. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил и порядка работы с документами возлагается, как правило, на председателя правления ТСЖ или иного сотрудника согласно внутреннему приказу (распоряжению). Хранится вся вышеуказанная документация по месту нахождения правления ТСЖ.