Александр Трусь - Психология управления

3. Неграмотная логистика группового мероприятия, связанная с позиционированием ее участников, распределением временных ресурсов, формализацией принятых решений. Когда руководитель – инициатор совещания выступает на нем в нескольких ролях : спикер – ведущий, модератор процесса; участник – генератор идей, исследователь ресурсов, эксперт; управленец – лицо, принимающее управленческое решение, это значительно снижает эффективность данного мероприятия.

Большое внимание следует уделять соблюдению регламента как фактору повышения эффективности совещаний, планерок и т. д. Эффективность оценивается как отношение полученного результата к вложенным затратам. В качестве результата совещания можно рассматривать количество и качество принятых решений, рожденных жизнеспособных идей, решенных вопросов.

Помимо временного ресурса в качестве затрат можно рассматривать интеллектуальные и эмоциональные ресурсы участников. Для того чтобы руководители могли наглядно оценить эффективность совещания, на управленческих тренингах моделируется ситуация его проведения. Участникам в групповом взаимодействии предлагается рассмотрение определенной проблемной (организационно-управленческой, маркетинговой или иной ситуации). Все недоработки, сложности, барьеры и помехи, существующие в реальной жизни, в ролевой игре «выходят на поверхность». К затратам можно отнести несоблюдение и нарушение правил совместной деятельности, а также их отсутствие.

Обычно к правилам и нормам, которые позволяют повысить результативность совещания, относят:

• создание и поддержание атмосферы сотрудничества, совместный поиск общего решения, а не конфронтация (борьба мнений). Отсутствие страха быть высмеянным за «глупые или сумасбродные» мысли или быть наказанным за ошибки;

• правило «одного микрофона» или «один в эфире». При обсуждении важного вопроса участники совещания порой стараются говорить одновременно, на высоком эмоциональном подъеме, не слушая и перебивая друг друга, пытаясь перекричать своего коллегу, что негативно сказывается на качестве работы группы. Поэтому ситуация, когда один говорит, а остальные слушают, работает как на повышение конструктивности процесса, так и на понимание мыслей, мнений, идей своих коллег;

• правило краткости и лаконичности. Любую мысль можно сформулировать четко, по существу, и участники должны к этому стремиться;

• «критикуя, предлагай». На совещании поощряется разговор о слабых сторонах и недостатках в своей работе и работе своих коллег. Конструктивная критика приветствуется, так как она направлена на плодотворное решение текущих задач и возникающих вопросов. При этом, подвергая критике предложения кого-либо из участников совещания, критикующий должен предложить свой вариант. Ведущему необходимо стремиться уравновесить разные позиции. Если происходит «перекос», он акцентирует внимание участников на этом и предлагает дополнить сказанное недостающими аргументами, придерживается принципа, что все позиции равны, и каждый участник имеет право на собственную точку зрения;

• стремление к многовариантности решения рассматриваемого вопроса. Нередко процесс поиска решения заканчивается на первом приемлемом варианте. Чтобы не допустить этого, ведущему следует показать участникам весь спектр альтернатив (возможных вариантов), даже если один из них кажется предпочтительным. При обзоре этого спектра возможно и объединение вариантов. Процесс поиска решения осложняется в случае ухода участников совещания от обсуждаемого вопроса в смежные и отдаленные области, а также в зависимости от разной степени активности и конструктивности участников совещания (попыток «солировать» одних и «выпадение» из процесса других).

Ведущему следует обеспечивать и поддерживать включенность участников, активизировать пассивных, персонально обращаясь к ним: «А что вы думаете по этому поводу?»

Важным фактором эффективности работы на совещании является конструктивная творческая атмосфера, которую создают:

• ясная, прозрачная, открытая коммуникация участников;

• позитивное отношение и эмоциональная поддержка любых идей и предложений (руководителю следует самому выслушать любую мысль без критики и оценки, но с благодарностью за то, что она высказана и стимулирует аналогичное отношение у других участников);

• использование методов активизации творческого мышления.