Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

К формуляру «Анализ видов деятельности и расхода времени»:

- ограничивайтесь существенным и фиксируйте все виды деятельности в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки времени;

- поначалу не заполняйте колонки, обозначенные АБВГ. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.

К формуляру «Дневные помехи»:

- заносите сюда все «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры и (незаявленные) посетители, время, потраченное на ожидание, и т.п.;

Фиксируйте все, что вас отрывает от дел:

- Н — начальник;

- Ко — коллега по профессии;

- П — подчиненный;

- С — секретарша;

- Кл — клиент;

- Пос — поставщик;

- Сем — семья;

- Пр — прочие.

При заполнении формуляра помните о том, что записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда вы сами нарушаете ход своего трудового процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как вам внезапно пришло в голову, что вы должны позвонить господину «Н»!).

Два исходных пункта инвентаризации времени. Прежде чем вы приступите к оценке результатов анкет, вы должны определить, в каком виде вы могли бы получить итоги. В центр анализа вы можете поставить либо позитивные, либо негативные аспекты. Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми вы можете работать.

Каждый менеджер владеет множеством технических приемов, приводящих к успеху, — иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел.

В этом смысле вы уже сейчас представляете собой специалиста, владеющего техникой самоменеджмента!

- Рассмотрите инвентарную опись своего времени с таких позиций, чтобы выявить сильные стороны и преимущества вашего личного рабочего стиля с целью систематически их развивать.

- Последовательно применяйте в повседневной практике уже известные вам принципы самоменджмента!

Как только вы вскроете свои личные слабые стороны, вы сможете разработать исходные пункты и стратегию по их преодолению. Помощником и советчиком при этом послужит книга, которую вы держите в руках!

- Обработка данных формуляра «Анализ видов деятельности и расхода времени». После того как бы произвели учет своей трудовой активности за несколько типичных рабочих дней, просмотрите каждую из заполненных вами таблиц и оцените течение рабочего дня по следующей схеме.

1. Дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятельности по следующим критериям:

А— Была ли работа необходимой?

Ответ «нет» занести также в графы «Б» и «В».

— Да — Нет

Б— Были ли оправданы затраты времени?

— Да — Нет

В— Выло ли целесообразным выполнение работы?

— Да — Нет

Г— Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?

— Да — Нет

Занесите ответы, соответствующие каждому виду деятельности, в отдельную колонку.

2. Определите общую продолжительность работы соответствующего дня (ƩПД).

3. Сосчитайте по каждой колонке продолжительность работ, по которым вы дали ответ «нет» (ƩАн, ƩБн, ƩВн, ƩГН).

4. Проведите расчеты по следующим соотношениям:

а) ƩАн/ƩПд * 100%

Если окажется, что более чем на 10% ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3);

б) ƩБн/Ʃпд * 100%.

Если в более чем 10% случаев расход времени был слишком велик, то вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина и т. п. — см. гл. 2 и 4);

в) ƩВн/ƩПд * 100%

Если в более чем 10% случаев исполнение было нецелесообразным, то вам необходимо уделить внимание планированию, организации, саморационализации (см. гл. 4 и 6);

г) ƩГ/ƩПд * 100%

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т.п. — см. гл. 4 и 5).

Инвентаризация времени — ключ к успешному самоменеджменту!

Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект!

- Обработка данных формуляра «Анализ помех».

Попытайтесь определить факторы, отвлекающие вас, и причины «помех».

Вопросы для обработки данных:

- какие «помехи» по вашей оценке были наиболее дорогостоящими?