Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

Пусть вас не обескураживает большое число отмеченных вами слабых мест. После инвентаризации времени и анализа своего рабочего стиля вы можете с лучшим знанием проблемы приступить к изучению отдельных глав данной книги.

Все поставленные здесь вопросы будут в дальнейшем подробно рассмотрены. Попробуйте теперь по-новому расположить отдельные пункты в соответствии с их важностью. Тем самым вы способствуете целеориентированной проработке последующего изложения.

Важнейшие причины потерь времени

1. _________________________________

2. _________________________________

3. _________________________________

И т.д.

Попытайтесь в заключение идентифицировать пять причин временных потерь, которые повторяются.

Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте «свои» пять важнейших:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7. Чрезмерное чтение.

8. Скверная система досье.

9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11. Недостатки кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие от дел телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать "нет".

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение (шум).

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром «откладывания».

26. Желание знать все факты.

27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Задумайтесь над этим:

Одолев свои пять важнейших «поглотителей» времени, вы уже сможете добиться значительного повышения своей продуктивности. В процессе чтения этой книги вы получите целый ряд импульсов, для того чтобы подступиться к комплексам проблем.

Поскольку никто лучше вас не знает ваших проблем в части организации труда, постольку вы уже сейчас должны начать практиковать активный самоменеджмент. Прежде всего проанализируйте в тезисном порядке ваши «поглотители» времени и найдите способы их устранить.

Дополните список после проработки отдельных глав.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Подобный процесс самоменеджмента может быть представлен как своего рода «Круг правил», наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями самоменеджмента.

Во внешнем круге обозначены следующие шесть функций:

1. Постановка цели.

Анализ и формирование личных целей.

2. Планирование.

Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.

3. Принятие решений.

Принятие решений по предстоящим делам.

4. Реализация и организация.

Составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.

5. Контроль.

Самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости — корректировка целей). Во внутреннем круге расположена дополняющая функция.

6. Информация и коммуникации.

Вокруг этой функции в известкой мере «вращаются» остальные функции, поскольку коммуникации как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента. Отдельные функции не следуют строго одна за другой, как это представлено в нашей модели, а многообразно переплетаются.