Сара Найт - Just f*cking do it! Хватит мечтать – пришло время жить по-настоящему

Ну что ж, если проблема переполненного почтового ящика вам не чужда, то вы можете положить конец этой тенденции и уничтожить ее на корню. Вот несколько способов посылать меньше писем.

Это был не Рик Джеймс [28]

Вам хочется протянуть руку через киберпространство и виртуально пообщаться с кем-нибудь ради развлечения или потому, что вам скучно (хроническое откладывание продолжается?). Поэтому вы посылаете три невинных, но совершенно бесполезных сообщения о погоде, о распродаже и о встреченном по пути на работу парне, который, возможно, был Риком Джеймсом (но скорее всего просто похож на него). Вы потратили две минуты на каждое сообщение и – чудо из чудес – получили три ответа. Потом вы две минуты читали каждое сообщение и, возможно, ответили на них (еще по две минуты на каждое). Замкнутый цикл ответов продолжается. Неожиданно вы понимаете, что убили сегодня двадцать минут на три бесполезные цепочки электронных сообщений, и после этого удивляетесь, почему ваш электронный ящик распухает, как лодыжки беременной женщины в августе?

Я много чего могу сказать о себе по этому поводу, но попытаюсь быть краткой. Иногда я набираю двухминутное сообщение, потом на секунду задумываюсь, а не открою ли я тем самым поганую банку с пауками (для себя или для человека на другом конце), и удаляю его. Может быть, я потеряла две минуты и одну секунду, но зато сэкономила время, которое ушло бы на обработку потенциального ответа, не говоря уже о том, что спасла мужа от никуда не годной истории о парне, который не был Риком Джеймсом.

Пользуйтесь принципом «все включено»

Если у вас есть начальник/коллега/клиент, с которым вы ведете регулярную переписку, попытайтесь сжать ее до одного или двух сообщений, а не писать пять, шесть или шестнадцать писем. Если ваш вопрос или тема не горят, наберите черновик, который вы добавите к другим сообщениям, написанным в течение недели, а потом отправите их все сразу. Это также поможет вам отделить зерна от плевел, если к среде вы осознаете, что понедельничный вопрос оказался настолько глупым, что и задавать его не стоит. Удалите черновик, и никто о нем не узнает.

Делайте все по старинке

Поднимите телефонную трубку. Пройдите по коридору. Включите рацию или переговорное устройство. Возможно, вы потратите меньше времени, переговорив с нужным человеком, чем будете обмениваться сообщениями по почте, особенно когда вы тратите драгоценное время, пытаясь выбрать правильный «тон». Тон – это такая штука, которая рождается у вас во рту, а не обязательно выражается посредством смайликов.

Кому какое дело?

Не каждая мысль, которая приходит вам в голову, должна превращаться в электронное сообщение и отсылаться немедленно, как тифозный больной в карантинную палату. Прежде чем начать набивать сообщение, спросите себя: «А имеет ли это смысл?» В половине случаев ответом будет «нет».

А вот несколько способов для отправки болеекачественных сообщений.

Только факты, мадам

Бывает ли так: вы бьетесь в агонии, сочиняя рабочие письма, а потом люди, которым они адресованы, не делают и половины из того, о чем их попросили (если вообще делают), и вам приходится повторять свою просьбу через неделю? Это происходит потому, что они видят ваше имя в списке входящих и тотчас выдают автоматический ответ: «сд; нч» [29]. Может быть, ваши письма и представляют собой идеальный образчик информативности и прекрасны в эмоциональном плане, но все они ПРОСТО ОФИГИТЕЛЬНО ДЛИННЫЕ. Я побывала в разных частях этого уравнения (антигуру: они такие же, как мы!), и такое никому не на пользу [30]. В «Гамлете» (акт II, сцена 2) печально известный трепач Полоний восклицает: «Краткость – сестра таланта». И это также сестра эффективной рабочей переписки по электронной почте.

(И да, это предназначалось конкретному лицу. Мне не очень приятно признавать, что я обращаюсь с обидами, как Ленни Смолл [31]ласкает кроликов.)

Вам стоит придерживаться деловой фигни, без риторических экивоков, и тратить меньше времени на составление ваших официальных посланий. Тогда другие прочитают их и все только выиграют.

Задавайте наводящие вопросы

Если вы когда-нибудь смотрели пресс-конференцию на телевидении, то видели около тридцати журналистов, из которых только одному удается задать вопрос знаменитости, политику или директору ФБР, стоящему на подиуме. Это означает, что их вопрос сочли достаточно весомым. Одно, может быть, два предложения, высказанных кратко и точно. Придерживайтесь того же подхода при сочинении электронных писем. Задавайте вопрос, на который хотите получить ответ, уже в первой же строчке, и с гораздо большей вероятностью получите ответ. Вы также обнаружите, что вам не нужны строки со второй по двадцать девятую.