Дэвид Льюис - Управление стрессом [Как найти дополнительные 10 часов в неделю] [litres]

6. Будьте уместны.Постарайтесь, чтобы ваши высказывания, комментарии и предложения непосредственно касались центральных проблем совещания, а не служили просто предлогом для демонстрации своих собственных знаний или способностей.

7. Будьте немногословны.Скажите то, что вы хотите сказать, и на этом остановитесь. Избегайте говорить о несущественном.

8. Будьте вежливы.Не перебивайте других выступающих, как бы сильно вы ни расходились с ними во мнениях. Дайте им закончить, прежде чем излагать свою точку зрения.

9. Будьте сосредоточенны.Обращайте внимание на выступления, а не на выступающих. На совещаниях много времени тратится попусту, когда критикуется личность, а не высказанное ею мнение.

Нападки личного характера непродуктивны и ведут к разрыву взаимоотношений. Они отнимают время, вынуждая других защищаться и/или пускаться в ответную критику. Поднимая эмоциональный накал совещания, они отвлекают присутствующих и не позволяют им ясно мыслить о более важных вопросах.

10. Будьте ориентированы на действие – следуйте принятым решениям.Если решение касается вас, никогда не оставляйте его без внимания.

Все более распространенным становится принцип организации совещаний – особенно внутренних, – когда люди общаются с помощью видеосвязи или компьютеров, а не лицом к лицу. Например, одна из крупнейших компаний в этой области, Skills Dynamics of Canada, филиал IBM, сейчас имеет тысячу постоянных бизнес-пользователей.

В ходе таких совещаний участники представляют свои точки зрения через компьютерную сеть, и им нет необходимости находиться в одной комнате или даже в одной стране. Компьютерные совещания удобны, если в них участвуют до 35 человек. Кроме устранения необходимости проезда к месту проведения, они наряду с экономией времени дают ряд следующих преимуществ.

• Отсутствует риск, что совещание застопорится из-за какого-нибудь зануды, настаивающем на своем. Все участники могут вносить свой вклад на равных правах.

• Анонимность позволяет участникам с большей легкостью высказывать собственные и неортодоксальные точки зрения, а также искренне выражать свои симпатии и антипатии.

• Когда цель совещания – нововведение, электронный подход дает больше творческих и оригинальных идей.

• Снижая эмоциональный накал дискуссий, компьютерные совещания предоставляют метод сдержанного обсуждения спорных вопросов, таких например, как продвижение служащих по службе.

• Система обеспечивает мгновенную обратную связь, оставляя лишь уместные комментарии. По завершении совещания немедленно готов протокол.

Один из убежденных сторонников более широкого использования совещаний по видеосвязи между крупными корпоративными центрами – сэр Питер Уолтерс, президент компании Midland Bank, Blue Circle and Smith Kine Beecham.

«Я заинтересовался этим еще в начале 1980-х, когда обратил внимание на то, что руководителю исследовательских работ компании "Бритиш Петролеум" в Северном море, с центром в г. Абердин, приходилось ежегодно примерно 90 раз за год посещать Лондон. Это не только физически изматывало его и отрицательно сказывалось на семейной жизни, но и было бесцельной тратой огромного количества времени. Это побудило нас использовать широкую сеть оборудования для проведения конференций по видеосвязи. Эта сеть связала Лондон и Абердин, а также Лондон и наш головной офис в Кливленде, США. Позднее мы подключили к ней Хьюстон и Аляску. Кроме того, что подобные мероприятия значительно сократили расходы, хорошо организованное двухчасовое совещание по видеосвязи избавляло управленческий персонал от двух– или трехдневного отсутствия в офисе и неизбежного выбивания из ритма времени при пересечении часовых поясов. Естественно, в некоторых случаях людям необходим личный контакт, особенно, если вы встречаетесь с незнакомыми клиентами или поставщиками».

Однако совещания с использованием видеосвязи и компьютеров непригодны для дискуссий один на один; переговоров с группами, не доверяющими администрации, например, профсоюзами; или в тех случаях, когда свое мнение излагают специалисты.

Все увеличивающееся число крупных компаний разделяет подобные взгляды по поводу повышения общей эффективности, заменяя многие внутренние заседания хорошо организованными совещаниями с использованием видеосвязи.