Джен Ягер - Всё! Доводи до конца [Синдром незавершенных дел]

Существенно важно наладить такую систему работы с вашими документами, найти такой способ хранения файлов в электронном виде, который подойдет именно вам. Есть множество вариантов. Некоторые предпочитают работать в онлайн-программах на платной основе, чтобы упорядочивать свои данные и файлы. Если вас такой способ устраивает, выберите его.

Придумайте стандарт для оформления названий файлов, чтобы впоследствии было легче их найти. Резервное копирование, резервное копирование и еще раз резервное копирование — вот совет, к которому вы должны прислушиваться, ибо существует масса вариантов утраты или стирания файлов, особенно если вы не держите запасную распечатанную копию.

Я обычно сама себе отправляю важные файлы; таким образом, у меня есть еще один способ хранения копии, которую будет легко отыскать в случае необходимости.

Еще один аспект такой «эпидемии» незавершенных дел, который я наблюдала, касается тех, кто забывает перезвонить, ответить на SMS-сообщение или письмо. Это что-то вроде танца, в котором два партнера взаимодействуют друг с другом, когда общаются. Ответить на SMS, письмо или звонок — часть такого танца. И хотя порой ответа не требуется — да, такое случается, когда разговор уже завершен, отвечать не надо и ответа не ждут, — но по большей части реакция в виде ответного сообщения требуется и ожидается.

Отвечая на письмо, перезванивая, если вам оставили голосовое сообщение, или отвечая на SMS, вы позитивно завершаете диалог. Можно использовать различные способы коммуникации. Написать письмо в ответ на голосовую почту или перезвонить в ответ на SMS. Но всегда должна быть какая-то реакция на коммуникацию другой стороны, в противном случае этот обмен окажется незавершенным.

После того как мы обсудили здесь «большие» задачи — от написания книги до подготовки выездного совещания, — такие дела, как реагирование на каждый телефонный звонок, SMS-сообщение или письмо, на первый взгляд кажутся незначительными моментами. Но слишком часто случается, что подобные мелочи перерастают в недопонимание, потерю друга, ослабление деловой связи.

Другой вариант — когда люди знакомятся на конференции или деловой встрече и там договариваются о следующей встрече. Одна или обе стороны могут или нарушить эту договоренность, или нет. Если встреча так и не состоялась, то договоренности считаются невыполненными. Изначально многообещающее и вдохновляющее взаимодействие теперь дрогнуло и пошатнулось. Без завершения того, что было решено на первоначальной встрече, ее можно считать пустой тратой времени. Мало того, что вторая встреча маловероятна, — вы еще и рискуете снискать репутацию человека, который не держит слово, прослыть болтуном, а не человеком дела.

Много лет назад я принимала участие в семинаре, посвященном вторичным авторским и зарубежным правам. Даже несмотря на то, что я сама преподаю эти темы и устраиваю семинары по ним, мне иногда бывает интересно, чему учат и о чем рассказывают мои коллеги.

Один из участников поделился с остальными присутствующими менеджерами по правам и издателями тем, что он часто бывает разочарован, когда приходит на книжную выставку: каждый раз его заваливают приглашениями на различные встречи. У него всегда образуется огромная очередь из запросов, на которые нужно ответить, и он их всё время откладывает в сторону. Ведь чтобы их обработать, требуется столько времени! Он подавлен подобными трудностями.

Дать ему ответ было нелегко. Очевидно, что один из способов, к которому можно прибегнуть, — поручить кому-то обрабатывать эти приглашения. Но, судя по словам этого человека, он единственный в компании, кого ими заваливают.

Так каким же должно быть решение? Пожаловаться? Это, конечно, ненадолго принесет облегчение, но если он потратит время и силы, уделив внимание каждому приглашению, то справится и сам. А может быть, стоит попробовать обучить помощника и назначить ему вознаграждение, чтобы помог управиться с этой кучей материала? Но тогда придется учитывать время и силы, потраченные на обучение такого помощника, а затем — на то, чтобы контролировать и проверять его.

Наш коллега мог бы найти подходящую компьютерную программу или другие технологические решения, чтобы облегчить себе работу с приглашениями. Но не важно, будет он делать это вручную или найдет какое-то более системное электронное или технологическое решение, чтобы работать с обратной связью после выставок, — важно то, что он это сделает. Если же кипу приглашений игнорировать, то последствия не заставят себя ждать.