Джен Ягер - Всё! Доводи до конца [Синдром незавершенных дел]

Еще один вариант — поработать с проектным менеджером, если вы трудитесь над одним или несколькими проектами и сложность этих задач выходит за рамки ваших организационных навыков. Попросить помощи у проектного менеджера — это не значит признать свое поражение, а наоборот — сделать правильный шаг. Если вы застряли на проекте и не сумели его выполнить, то, возможно, вам нужна помощь с тем, чтобы разобраться во множестве других дел, которые являются частью большой задачи. Каковы преимущества работы с проектным менеджером? Поскольку он ответственен за распределение времени, бюджета и мониторинг проекта, то способен помочь вам в этом. Он расставит вам промежуточные дедлайны, а наличие кого-то, перед кем вы несете ответственность, поможет вам снизить вероятность отставания.

Вам нужно выяснить, есть ли в штате вашей организации проектные менеджеры, чтобы обратиться к ним, либо вы можете взять такого человека на работу в качестве консультанта. Если компания одобрила вашу идею нанять подобного специалиста для работы с вами, вы должны проявить должную осмотрительность и произвести тщательный отбор, рассмотрев разные кандидатуры. Особенно если на повестке дня очень сложный проект: ведь вам, вероятно, придется работать вместе дни, недели, месяцы или, в некоторых случаях, даже годы. Следует уважительно отнестись к каждому кандидату и с каждым наладить хорошие взаимоотношения. Вы также должны понять, соответствует ли стиль его/ее работы вашим личным установкам и восприятию. Возможно, вам стоит передать одному или нескольким проектным менеджерам образчик своей работы или заняться каким-нибудь пробным проектом, чтобы оценить качество вашего взаимодействия.

«Если вы работаете над громоздким проектом, вам действительно стоит подумать над тем, чтобы подключить проектного менеджера», — говорит Лайза Венто Нильсен, сертифицированный специалист по проектному менеджменту (PMP) из Статен-Айленда в Нью-Йорке; она также управляет двумя небольшими фирмами. Нильсен согласна с тем, что предприниматели, которые стараются всё сделать сами, могут получить значительные преимущества, если делегируют управление целым проектом конкретному менеджеру, чтобы разгрузить свой список задач. «В очень многих случаях им нужно всего лишь понять, что делать в первую очередь и что главное, — говорит Нильсен. — У них в списках сотни задач. Что следует делать сначала?»

Если вы не можете себе позволить проектного менеджера, Нильсен советует договориться по бартеру: например, если у вас есть что предложить менеджеру взамен на его услуги.

Возможно, ваши нерешенные задачи создают проблемы для тех, кто с вами работает. Вы, в конце концов, генеральный директор, глава всей компании. Наверное, вы бы им не стали, если бы слишком многое не доводили до конца.

Один руководитель из Швеции, который считает себя очень эффективным и, несмотря на то что работает очень много, не воспринимает себя как трудоголика, рассказывает: главная сложность для него — « так замотивировать легко отвлекающуюся команду, чтобы она не отрывалась от задачи и выполняла ее, пока не закончит ».

Итак, что можно сделать, если вы в такой ситуации? Вот несколько предложений, как побудить команду расставлять приоритеты и сосредоточивать внимание на чем-то одном.

1. Раздать всем книги с инструкциями, как доводить дела до конца. (Для вашего удобства я привожу некоторые из этих книг в разделе «Приложения».)

2. Выберите одну книгу из списка и закажите ее копии для всего персонала.

3. Прочитайте книгу вместе и обсудите ее. Проведите сами семинар по материалу книги или (для удобства) пригласите тренера провести его. По возможности угостите его обедом или обеспечьте прохладительными напитками.

4. Придумайте, как поощрить тех, кто после семинара стал более эффективно завершать выполнение задачи. Можно выдать премию наличными, подарочный сертификат на совершение покупок или устроить ужин в любимом ресторане.

5. Назначьте индивидуальные встречи с каждым из сотрудников, которые испытывают подобные трудности. Поработайте с ними, обращая внимание на скрытые причины и на то, как сотрудники будут с ними справляться; помогите им составить план, как лучше доводить дела до конца.

6. Внедрите однотипные ежедневные задачи, как это сделал Дэвид Ниу, основатель и генеральный директор TINYpulse, главный офис которого размещен в Сиэтле, а филиал — во Вьетнаме. Вот как Ниу это объясняет: