Джен Ягер - Всё! Доводи до конца [Синдром незавершенных дел]

4. Убедитесь, что даете понятные инструкции.В конечном счете именно вы несете ответственность за работу, которую выполняет тот, кому вы ее перепоручили, так что вы должны быть отличным учителем. Осторожно делегируйте задачи, если у вас объективно не хватает навыков обучать. При необходимости попросите коллегу или еще кого-нибудь, кто отчитывается перед вами, помочь вам провести обучение, — таким образом, результат получится превосходный.

5. То, что вы делегируете, должно быть предельно понятным и иметь жесткий дедлайн. Также следует наладить обратную связь и обсуждение задачи.Слишком часто, как только кому-то поручено выполнение основной задачи или множества делегированных обязанностей, обратная связь дается редко, а порой вообще неизвестно, когда она будет. Назначьте конкретную дату — не только окончания работы, но и ответа по заданию. Чем конкретнее, тем лучше. Например: «Обратная связь будет через два дня. Эту часть проекта надо завершить к такому-то числу». Договоритесь насчет обсуждения результатов, во время которого отметьте, что удалось, а над чем еще надо поработать.

6. Дайте аванс и поблагодарите после завершения.Вы можете лично поблагодарить человека, которому поручали что-то сделать, или, при необходимости, представьте человека всей команде. Например, если вы поручили проверить контакты тех, кто получит отчет, который вы вот-вот закончите, на еженедельном собрании вы можете сказать: «Я бы хотел поблагодарить Такого-то за то, что он так блестяще справился со своей работой и проверил все имена, почтовые адреса и актуальные номера телефонов тех, кто получит наш отчет, как только он будет готов. Эта работа гарантирует, что мы сможем получить отчет быстрее и с меньшей вероятностью утечек, поскольку информация о получателях обновлена». Или вы можете дать аванс, но с глазу на глаз: «Спасибо за помощь. Вы делаете поистине очень важную работу».

7. Делегируйте не только задачу, но и ответственность за ее выполнение.Делегируя кому-то некие задачи, будьте осторожны и не создайте себе еще больше работы. Дело в том, что если вы поручаете задачу правильно, то вы действительно экономите время и посвящаете свои часы как специалиста тем задачам, которые способны выполнить только вы. Проверяйте исполнителя до тех пор, пока не убедитесь, что можете передать ему/ей всю ответственность за задачу и за всю работу, часть которой он делает. Например, если вернуться назад к той задаче с поручением проверить контакты тех, кто получит отчет, то назначенный для этого человек должен также внести данные в таблицу Excel или в базу данных компании. Если вы должны взять эти данные и самостоятельно их внести, вы втянете себя в работу исполнителя, которая должна была включать в себя и этот аспект, а не только сверку.

8. Поручайте задачи не только людям, но и технологиям.Вам зачастую приходится обучать тех людей и руководить теми, кому вы поручаете задачи. Есть еще одна возможность в дополнение к делегированию другим людям или заменяющая его: использование различных технологических решений для полного или частичного решения задач, которые вы выполняли бы вручную и самостоятельно. В разделе «Дополнительные ресурсы» в конце книги я привожу список всевозможных мобильных приложений и сайтов, которым вы можете перепоручить всё — начиная от ведения вашего списка дел и заканчивая помощью в постановке целей. Вероятно, вы не можете прямо сейчас позволить себе купить специального робота, но есть машины, которые можно взять в аренду или приобрести: например, робот-пылесос iRobot Roomba — с ним вы освободите себя от вороха домашних хлопот по уборке. В прошлом отправлять приглашения по электронной почте считалось признаком дурного тона, но позже, благодаря преимуществу отправки автоответов на такие приглашения, эта практика набрала популярность в бизнес-сфере и повседневной жизни. Если пользоваться такими сервисами, можно освободить неслыханное количество времени, которое иначе вы провели бы, подписывая конверты и вручную занося имена знакомых в новую записную книжку.

В следующей главе мы рассмотрим, как акроним ФИНИШ — так же как и всё, что вы узнали из этой книги, — можно применить к одной большой задаче… Например, написать книгу.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Составьте список дел, которые вы выполняете самостоятельно. Во второй колонке укажите, кому вы могли бы делегировать их.

2. Иногда, когда вы кому-то делегируете обязанности, развитие событий удается предугадать. Если вы спланируете, как справиться с возможными проблемами, вам будет легче делегировать и даже расширять круг задач и исполнителей: что и кому вы делегируете.