Джен Ягер - Всё! Доводи до конца [Синдром незавершенных дел]

Вот несколько сигналов, которые дают знать о том, что вам нужно избавиться от части задач — общих или промежуточных в каком-то конкретном проекте.

1. Для выполнения задачи требуется меньше навыков, чем имеется у вас.

2. Вам скучно делать часть или все пункты задачи, которую вы делаете.

3. То, что делаете вы, может сделать компьютер или программа.

4. Вы хотели делегировать кому-то задачу, но решили: быстрее будет выполнить ее самостоятельно, нежели кого-то обучать.

5. Вы сомневаетесь, что кто-то сможет выполнить какую-то часть или всю работу так же хорошо, как вы.

6. Вам часто говорят, что вы чокнутый трудоголик, который предпочитает всё делать самолично.

Один или больше пунктов — это про вас? Если вы можете представить себя в одной из перечисленных ситуаций, вам нужно провести серьезный самоанализ или поговорить с кем-то, кто специализируется на подобных вопросах, — чтобы вам было легче делегировать задачи.

Я не обещаю вам радужной картины в результате делегирования полномочий. Здесь тоже есть свои подводные камни. Экономия времени, достигаемая при передаче нескольких или многих задач, которые вы обычно выполняете сами, могла бы позволить вам закончить больше незавершенных проектов, — однако внезапно может открыться «ящик Пандоры». Я вспоминаю одну известную женщину-историка, которая поручила провести исследование своим ассистентам. К сожалению, те не снабдили кавычками большое количество фрагментов текста, которые были дословно скопированы из книг и документов. Когда она писала книгу, то рассчитывала, что эти параграфы будут даны иначе (то есть ее ассистенты перескажут идеи своими словами). Тем не менее программа проверки на плагиат подсветила множество абзацев, которые были скопированы без какого-либо упоминания об их истинных авторах. Наша автор поняла, что именно произошло, и была вынуждена принести извинения за промахи своих ассистентов. Но инцидент, пусть и ненадолго, всё же нанес ущерб ее репутации, которая до того момента являлась безупречной.

Тем не менее грамотное делегирование реально связано с экономией. Оно позволяет вам освободить ценное время и ресурсы для того важного проекта, который, казалось бы, вы уже никогда не успеете закончить или на который ушло бы гораздо больше времени, чем вы предполагали (если бы появилась возможность завершить его быстрее).

Беверли Де Пью, агент по недвижимости в Image Realty (агентство недвижимости), отметила в моем опросе наиболее частую причину, по которой она не завершает дела: «Я могла бы делегировать какие-то отдельные задачи или проекты кому-то другому». Она развила эту мысль: «Слишком часто бывает так, что есть задачи, которые мог бы выполнить мой ассистент или кто-то еще, но я тем не менее всё делаю сама. Возможно, достаточно лишь проконтролировать и удостовериться, что всё выполнено точно: в глубине души я знаю — это мог бы сделать кто-то другой. Тем не менее огромное количество дел выводит меня из состояния равновесия».

Беверли Де Пью не одинока. Если с самого начала делегировать задачу или проект кому-то другому, то можно освободить больше времени на приоритетные занятия, которые под силу только вам. Ниже перечислено, что нужно сделать, чтобы делегировать задачи более эффективно.

1. Решите, какие задачи, часть проекта или проект целиком вы хотите передать.Отдавайте то, что вам не хочется делать, или то, что кто-то другой может сделать не хуже или даже лучше, чем вы.

2. Выберите того, кому лучше всего будет делегировать задачу.Внимательно отнеситесь к выбору кандидата. Вам потребуется ознакомиться с его резюме, побеседовать с ним по телефону или, по возможности, даже лично. Если позиция удаленная, для интервью с потенциальным кандидатом используйте Skype или FaceTime — так у вас будет больше информации о человеке. Проверьте, нет ли в резюме подозрительных моментов, которые надо прояснить. По возможности, попросите потенциального кандидата выполнить простое задание, похожее на то, которое он или она будут делать регулярно. Тщательно проверьте выполненное задание, прежде чем пообещаете нанять этого человека или даже разрешите кому-то из другого отдела вашей компании перейти к вам.

3. Вырабатывайте доверие к человеку, которому вы делегируете задачи.Особенно вначале тщательно проверяйте его/ее работу и следите, чтобы результат соответствовал тому тестовому заданию, которое вы одобрили. По возможности, попросите еще какого-нибудь коллегу проверить работу, делегированную сотруднику. Таким образом, у вас появится еще одно мнение. Если надо будет что-то исправить, посмотрите, как быстро и точно будут внесены правки.