Гэвин Кеннеди - Домовлятися завжди. Як досягати максимуму в будь-яких переговорах

Отже, якщо ви сумніваєтесь, чи варто записувати певну інформацію, подумайте про те, скільки на вас і на інших людях зароб­ляють за рахунок неналежного ведення документообігу або, зрештою, за відсутності відповідних документів про умови на будівництві відтоді, як ви отримуєте до нього доступ.

Під час виконання будь-якого великого договору майже неможливо уникнути внесення незначних (а іноді значних) змін у планування. Про більшість з них зазвичай вирішують під час розмови між представником іншої сторони та працівниками вашої організації. Це спілкування переважно неформальне і ніде не записане, хоч це й не означає, що люди, які тісно спів­працюють протягом багатьох років, забудуть про нього.

І саме в цьому суть проблеми. Коли ми даємо згоду на незначні зміни людині, якій звикли довіряти, ми часто робимо це автоматично, не замислюючись. Але, як кажуть у нас у Шотландії, велике складається з дрібниць, і саме так відбувається, коли щоденні компроміси, засновані на доброзичливих відносинах і взаємній вигоді, замінюють необхідність робити записи, скріплені підписами обох сторін.

До того ж працівники іноді переходять на іншу роботу, і ті, хто їх замінює, не будучи залученими до побудови відносин під час початкових операцій, не сформували той рівень взаємної довіри, який дозволяє обом сторонам забезпечувати безперебійне просування роботи. Відсутність довіри може спонукати людей заявити, що попередні винятки й неформальні домовленості не стосуються ситуацій, які виникають під час їхнього перебування на посаді. Дуже легко забути задокументувати погоджені зміни або нові розпорядження. Ви знаєте людей, з якими працюєте, між вами існують дуже довірливі відносини, ви зосереджені насамперед на виконанні завдання. Так і повинно бути!

Трохи згодом ви прочитаєте про договори типу «оренда вантажівки». Вони письмові, але нічим не кращі за зовсім не записані, тому що, хоч вони і зменшують одну загрозу — доводять ваше тимчасове право власності на орендований транспортний засіб, — але не поширюються на можливі події, які можуть статись під час застосування вами права на власність тривалістю в один місяць. Отже, вам потрібно більше, ніж одне речення. Випишіть його собі, щойно отримавши нові інструкції, пов’яжіть заявлені зміни з початковими розпорядженнями, вкажіть, як їх оцінюватимуть (час, робоча сила, матеріали тощо), надішліть їм супровідний лист електронною поштою, а потім на папері і вимагайте, щоб ваші працівники отримали підпис представника клієнта, перш ніж почати роботу.

Коли між партнерами виникає конфлікт

Люди, які починають спільну справу з другом, особливо таку, яка виявляється прибутковою, часто стають жертвами грабунку. Вони з хорошими намірами погоджуються розділити прибуток, і часто протягом певного часу це працює. Але один із них стає жадібним, підбурений відчуттям, що він працює більше, ніж його партнер. Вони домовилися про поділ 50—50 у дусі дружби й довіри. Потім починаються причіпки і сварки через те, хто минулого місяця зробив більше, постійні образи переростають у ворожість, і, зрештою, виникає великий конфлікт.

В одному винному барі, який я любив відвідувати, два партнери взагалі ніколи не розмовляли один з одним. Працівники бару носили записки від одного до другого. В одній відомій мені консультації були затяті сварки через те, що один із партнерів їздив у всі закордонні відрядження, довго перебуваючи далеко від рідних, а інший працював на місці й щовечора був удома.

Як і слід було очікувати, ці підприємства припинили своє існування. Оскільки нічого не було записано на папері, у них не було аргументів. Шкода, адже обидва ці підприємства були успішними й прибутковими.

Якщо хтось створює вам перешкоди, покажіть їм заздалегідь надруковане застереження на звороті повідомлення про внесення змін, у якому зазначено, що ваша організація вимагає, скажімо, підпис клієнта згідно з умовами страхування. Завжди пам’ятайте, що принципи роботи, викладені в письмовому вигляді, більш переконливі, ніж усні заяви про їх наявність!