Джоселин Глей - E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Представим, что вы спрашиваете у начальника разрешения участвовать в конференции. Можно написать:

Привет, Тина. Я узнал, что люди уже заказывают гостиницу на конференцию SXSW на следующий год. Мне бы хотелось поехать. Что скажете?

А можно и так:

Привет, Тина. Я задумался о том, как повысить свою квалификацию, и пришел к выводу, что некоторые доклады и семинары на конференции SXSW в следующем году были бы мне очень полезны. Я также могу составить отчет, чтобы по возвращении поделиться полученными знаниями со всем коллективом. Я оценил затраты: вступительный взнос, гостиница и авиабилеты обойдутся компании приблизительно в 2500 долларов. Как вы думаете, компания согласится оплатить мою поездку?

Первое сообщение краткое, но неконкретное, и оно потребует дополнительной переписки, чтобы все прояснить. Второе длиннее, но включает все необходимое для немедленного разрешения вопроса. Отправитель должным образом подготовился, указав затраты и выгоду, и начальнику легче просто ответить «да». Работа на опережение требует дополнительных усилий, но в долгосрочной перспективе приносит огромные дивиденды.

Обеспечьте удобство быстрого просмотра.Используйте жирные точки, цифры и/или жирный шрифт, чтобы выделить ключевые моменты – так ваше сообщение можно будет быстро просмотреть и понять. Если вы презираете подобное «разжевывание» информации, придется переступить через себя. Электронные письма должны приносить результат, а не учить адресата понимать текст.

Вот пример того, как можно кратко изложить следующие шаги после встречи с клиентом.

Привет, Шэрон. Вчера мы отлично поговорили! Меня волнуют следующие шаги. Вот итог нашего разговора относительно того, что должно быть сделано на следующей неделе, чтобы уложиться в срок.

Список задач для группы Шэрон:

• Одобрить исправленные макеты (срок: понедельник, 9.04).

• Предоставить окончательную копию для баннеров (срок: среда, 11.04).

• Предоставить снимки в высоком разрешении (срок: среда, 11.04).

Поскольку электронное письмо требует от клиента определенных действий, этот список должен выделяться в письме (отсюда жирный шрифт) и быть легко читаемым (для этого служат жирные точки перед пунктами). Даты тоже заметны, поскольку заключены в скобки. Помните: успех зависит от вашего умения сделать так, чтобы получатель мог быстро просмотреть сообщение и понять суть.

Проинформируйте о конечном сроке. Насколько срочно ваше сообщение? Нужно ли на него отвечать немедленно? В течение двух дней? Или двух недель? Вы можете удивиться, но занятые люди любят конечные сроки, поскольку они помогают расставлять приоритеты в соответствии с графиком. Более того, я обнаружила, что электронные письма без календарного плана имеют больше шансов остаться без ответа. Конечно, вы не хотите выглядеть высокомерными или чересчур требовательными, но получателя письма следует вежливо проинформировать о временны́х рамках.

Если вы пишете коллеге о срочном задании, в этом случае можно прямо указывать требуемый срок:

Чтобы не выйти из графика с нашим проектом, мне нужно получить от тебя ответ в течение суток, если это возможно.

Направляя приглашение незнакомому человеку, можно вежливо сообщить, когда вы ожидаете ответа:

Я понимаю, что вы очень заняты и что на обдумывание этого предложения требуется время. Через две недели я напомню вам, если не получу ответа.

Или, скажем, вы хотите, чтобы клиент или начальник высказал свое мнение, но должны сами принять решение, если они не ответят вовремя:

Если я не получу от вас ответа до ближайшей пятницы, 17 августа, то реализую меры, которые изложил выше.

Конечный срок можно сравнить с якорем: он фиксирует ваш запрос в пространстве и во времени, повышая вероятность, что его заметят и дадут ответ.

Пишите тему сообщения в виде газетного заголовка. Чтобы адресат прочел ваше письмо, он должен его открыть. Поэтому тема сообщения должна быть ясной и в идеале провокационной. Эта задача очень похожа на сочинение заметного заголовка статьи или публикации в блоге: название должно быть таким, чтобы людям захотелось прочитать текст. Предположим, что вы успешный музыкант, обращающийся к дизайнеру с просьбой разработать обложку для нового альбома. У вас довольно большая аудитория, и вы рассчитываете на успех. В этом случае можно использовать следующую фразу: