Джоселин Глей - E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Здравствуйте, Кэтрин. Меня зовут Марк Холланд. Я провожу популярную конференцию Firestarters, которая проводится ежегодно и привлекает в Staples Center в Лос-Анджелесе более 5000 предпринимателей. Я хочу пригласить вас выступить на конференции 5 марта 2016 г.

Возможно, Кэтрин первый раз слышит о конференции Firestarters, но она знает нечто важное: о чем письмо (в данном случае – предложение выступить на конференции). Она знает дату и место проведения мероприятия, а также число участников – оно впечатляет. Теперь, объяснив Кэтрин, чего от нее хотят, и пробудив ее интерес, Марк может подробнее рассказать ей о мероприятии, поделиться еще более впечатляющей информацией, что сделает его предложение особенно убедительным.

Сейчас не так-то просто привлечь внимание.

В мире, где удается привлечь внимание лишь на краткий миг, лучше сразу излагать суть, а затем приводить объяснения и/или условия. Подумайте о том, что увидит получатель в двух строчках предварительного просмотра сообщения на экране своего мобильного телефона: привлекут ли его внимание эти несколько слов?

Завоюйте доверие.«Зачем мне это?» – такой вопрос неизбежно возникает почти у всех людей, открывающих электронное письмо, особенно от незнакомого человека. Вот почему так важно сразу же завоевать доверие получателя. Объясните, чем вы отличаетесь от других, почему вас можно считать профессионалом или почему вам стоит уделить внимание.

Например, если вы хотите привлечь в качестве спонсора какой-либо известный бренд, то завоевать доверие можно информацией о численности своей аудитории и о завоеванных наградах.

Здравствуйте, Том. Я Трейси Блэк, редактор веб-сайта Feed Daily, лауреата премии Webby Award, у нас 2 миллиона посетителей в неделю. Я планирую новую серию статей о честолюбивой творческой молодежи, и мне хотелось бы узнать, не заинтересует ли вас предложение стать ее спонсором.

Если вы пишете знакомому человеку, например сотруднику по поводу срочного задания, – оправдать и подкрепить свою просьбу можно ссылкой на давление начальства (если это правда).

Привет, Том. Я хочу узнать, реализовал ли ты новую функцию подписки для электронной почты? Начальник хочет, чтобы это было закончено к концу недели.

Разумеется, информация и ссылки на начальство – не единственные способы завоевания доверия. Вы также можете продемонстрировать свое внимание к адресату: отметить, как давно вы следите за его работой, как вам понравилась его последняя публикация в блоге или обратить внимание на какие-либо неожиданные общие черты. Большинству людей приятно – если это не откровенная грубая лесть, – что их замечают, и в ответ они уделяют вам внимание.

Четко обозначьте дальнейшие действия.Вероятность ответа выше, если адресату известен следующий шаг. Я часто получаю письма от людей, которые предлагают обменяться информацией, но не объясняют, что от меня требуется. Ждут ли они приглашения на чашку кофе? Или телефонного звонка? Непонятно, и поэтому вместо краткого согласия мне приходится переспрашивать, о чем идет речь. (А в большинстве случаев я вообще не отвечаю.) Четко обозначив дальнейшие действия, вы помогаете получателю письма согласиться на ваше предложение.

Допустим, вы обращаетесь за советом к кинорежиссеру, которым восхищаетесь. Не ограничивайтесь следующим сообщением:

Мне очень нравятся ваши режиссерские работы, и я хотел бы обратиться к вам за советом. Что скажете?

Лучше сформулировать свою просьбу так:

Мне очень нравятся ваши режиссерские работы, и я хотел бы задать вам несколько вопросов о том, как вы финансировали свой первый фильм. Не согласитесь ли вы на следующей неделе поговорить со мной 15–20 минут по телефону? Я свободен весь день в четверг и пятницу, если вам будет удобно. Обещаю, что буду краток.

Во втором сообщении точно указывается суть вопроса, а также тот факт, что вам нужен лишь краткий разговор по телефону. То есть получатель понимает, что потратит минимум времени, а также видит, что переписка может быть завершена быстро и результативно: вы уже предложили дату. Другими словами, вы уважаете время адресата и демонстрируете это, и он теперь знает, что общение с вами не станет очередной головной болью, которая ему совсем не нужна.

Задавая вопрос, предложите решение.Электронная почта – не самое подходящее средство для дискуссии. Поэтому сообщения, содержащие только вопрос «Что вы думаете по поводу того-то и того-то?», обычно неэффективны. Занятые люди не склонны решать за вас ваши проблемы, и им некогда писать длинные ответы. Они предпочитают ответить «да» или «нет» и перейти к другим делам. Если вы хотите получить ответ (а иначе зачем писать?), нужно не просто задать вопрос, но и предложить решение.