Джоселин Глей - E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Соответствует ли предложение целям вашей значимой работы?Вы уже наметили цели своей значимой работы на ближайшие три месяца, и теперь их очень удобно использовать для оценки неожиданных запросов в вашем почтовом ящике. Можно просто соотнести каждое сообщение с поставленными целями и посмотреть, согласуется ли оно с ними. Допустим, одна из ваших целей состоит в усовершенствовании навыка публичных выступлений и вы получаете по электронной почте письмо от незнакомого адресата с предложением выступить на небольшой конференции. Великолепно! Отвечайте и соглашайтесь! А что, если письмо содержит просьбу написать текст для блога, а улучшение стиля не входит в число ваших целей? В таком случае ответьте вежливым отказом. Смысл в том, чтобы выработать привычку оценивать каждое электронное письмо, соотнося его со своими приоритетами, а затем соответствующим образом отвечать (или не отвечать) на него.

Содержится ли в письме конкретная просьба?Если вы не проявите осторожности, определенная категория писем может стать настоящим «пожирателем времени». Это – неопределенная просьба. Очень часто исполненные благих намерений люди, которые восхищаются вашими достижениями или хотят получить совет, пишут письмо с предложением позвонить по телефону и «воспользоваться синергией» или «устроить мозговой штурм». Совершенно очевидно, что они ценят вас как специалиста, что, разумеется, весьма лестно, однако непонятно, чего именно от вас хотят. Если меня заинтересовало подобное письмо, то я отвечаю на него просьбой уточнить, о чем идет речь. Если отправитель не удосуживается конкретизировать свое намерение, то скорее всего вы впустую потратите на него время. А получив пояснения, вы сумеете понять, во что вас пытаются вовлечь.

Ценит ли отправитель ваше время или это просто слепое рекламное обращение?В мире полно людей, которые хотят продать вам свою идею, услугу или продукт. Имейте в виду, что вы не обязаны отвечать на письма из этой категории. Посмотрите, не является ли это письмо обычной рассылкой и потратил ли отправитель время, чтобы что-то узнать о вас и соответствующим образом скорректировать свое сообщение? Если да и если предложение вас заинтересовало, на письмо стоит ответить. Если вам неинтересно, отправьте вежливый отказ – когда появится свободное время. Но если отправитель не сделал «домашнюю работу», прежде чем обратиться к вам, расслабьтесь: можно считать это электронное письмо спамом и проигнорировать его.

Вы должны сказать «нет» на неожиданное предложение…

…чтобы сказать «да» своим приоритетам.

Что, если вы чрезвычайно загружены и у вас нет времени на случайные запросы, пришедшие по электронной почте?Бывает, вы настолько заняты, что не может быть и речи о том, чтобы в разумные сроки – скажем, в течение недели или двух – ответить на неожиданные электронные письма. Для такой ситуации, когда вы полностью поглощены текущим проектом и месяц или два просто не в состоянии думать о чем-либо другом, я предлагаю составить шаблон краткого письма с отказом на неожиданное предложение. Например, такой:

Привет, Джеки. Я очень ценю ваш интерес к моей работе. К сожалению, следующие несколько месяцев я буду на 110 % сосредоточена на важном творческом проекте и поэтому просто не в состоянии брать дополнительную работу. Спасибо, что помните обо мне!

Набор таких удобных шаблонов значительно облегчает жизнь, поскольку каждый раз не нужно заново сочинять ответ тем, кто обращается к вам с просьбой или предложением. Быстро отправив вежливый отказ, вы не отвлечетесь от важной работы.

Действия:

Попробуем применить закон Парето к вашим нежелательным сообщениям.

Допустим, на небольшую часть людей, которые отправляют вам электронные письма (скажем, 20 %), приходится почти все затраченное впустую время (скажем, 80 %). Отнеситесь к этой разновидности нежелательных сообщений как к настоящему «пожирателю времени». Возможно, отправители раз за разом задают вам одни и те же вопросы, а может, это просители, не умеющие правильно составить обращение. Выяснив, какой тип писем сильнее всего снижает вашу производительность, разработайте стратегию обращения с ними прежде, чем они попадут в ваш ящик «Входящие»: включите программу-автоответчик, используйте Gmail для составления стандартных ответов или перенаправления в раздел часто задаваемых вопросов на вашем сайте.