Джоселин Глей - E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Сто лет назад написать письмо – это все равно что сесть с кем-то в тихой комнате и поговорить с глазу на глаз. Сегодня электронное письмо больше похоже на попытку докричаться через оживленный перекресток до спешащего на деловую встречу человека.

Все мы чрезвычайно загружены и очень заняты. Мы пребываем в состоянии перманентного частичного внимания , легко переключаясь с одной из бесчисленных форм коммуникации на другую, используя электронные письма, тексты, мгновенные сообщения, социальные сети, интернет. Это означает, что ваше электронное письмо борется за внимание адресата не только с другими письмами, но также и со всем остальным коммуникационным потоком.

Кроме того, мы все чаще стали проверять почту при помощи мобильных телефонов. В среднем более 50 % электронных писем впервые просматриваются на телефоне. Мы упорядочиваем и очищаем свой ящик входящих сообщений, на ходу отвечая на срочные письма и отмечая менее срочные, к которым следует вернуться на рабочем месте.

Это значит, что ваше письмо скорее всего удостоится лишь беглого взгляда, брошенного на монитор смартфона, когда получатель будет переключаться с одной задачи на другую. В лучшем случае сообщение ненадолго привлечет его внимание. Если оно покажется убедительным и достойным более внимательного рассмотрения, к нему вернутся позже. Но, если первое впечатление будет неблагоприятным, для вас игра закончится, не успев начаться.

Это соревнование за внимание означает, что подход к составлению писем должен быть совершенно иным. Данный раздел, «Стиль», посвящен тому, как писать эффективные электронные письма в том мире, где все люди заняты, а их внимание рассеянно. Мы начнем с важности оценки получателей сообщения, а затем перейдем к рекомендациям, как сделать ваши электронные письма краткими, побуждающими к действию и персонализированными.

Обычно мы пишем электронные письма в вакууме. То есть в одиночестве и без обратной связи. Создается впечатление личного, персонального занятия, но на самом деле вы не один. Вас двое. Каждое электронное письмо – это разговор, социальное взаимодействие, которое требует вежливости, чуткости, тонкости и доброты.

Вот почему очень важно перед тем, как садиться за письмо, оценить получателей вашего сообщения . Вы обращаетесь к начальнику? К влиятельной персоне, с которой лично не знакомы? К клиенту или заказчику, который может быть расстроен? К коллеге, который находится на грани изнеможения? Каждый из этих сценариев требует разного стиля и тона. Вместо того чтобы сосредоточиться на своих потребностях, попробуйте поставить себя на их место. Насколько они заняты? Какая информация им нужна? Что их успокоит?

Если вам кажется, что это слишком большая работа для старой доброй электронной почты, представьте ситуацию следующим образом. Если вы сейчас потратите время на оценку получателей (и их потребностей), то ваши письма станут более эффективными, у вас повысится шанс получить желаемое, возникнет меньше непредвиденных ситуаций – и в конечном итоге вы потратите меньше времени на электронную почту.

В каждом из нас сидит ревнитель эффективности, который рассматривает каждое электронное письмо в более широком контексте дел, требующих нашего внимания: истекающий срок большого проекта, презентация, которую необходимо подготовить, конфликт с клиентом, требующий немедленного разрешения, или очень срочные поручения. Я называю это смещением занятости , и оно влияет на то, сколько внимания (много или мало) мы готовы уделить каждому взаимодействию или каждой порции информации.

В эпоху, когда все невероятно заняты, лучший способ привлечь к себе внимание человека – это проявить уважение к его времени. В случае с электронным письмом – это ясность и краткость изложения и побуждение к действию. Достичь этого можно с помощью нескольких простых стратегий структурирования информации, которую вы хотите передать.

Начните с просьбы.Избегая внезапности или бесцеремонности, необходимо поместить просьбу в начало своего письма – по возможности в первом или втором предложении. Цель заключается в том, чтобы привлечь внимание читающего и он мог бы сразу понять, какие действия от него требуются. Если просьба предваряется большим количеством ничего не значащих фраз, нетерпеливый адресат может до нее и не добраться. Например, вы пишете одному из руководителей стартапа, которым восхищаетесь, и приглашаете выступить на конференции. Просьбу можно сформулировать следующим образом: