Алексей Мусакин - Малый отель. С чего начать, как преуспеть. Советы владельцам и управляющим

Задачи финансового планирования:

1) обеспечение деятельности отеля необходимыми денежными средствами;

2) установление финансовых взаимоотношений с бюджетом, банками, страховыми фирмами с целью измерения поступлений и оттоков денежных средств;

3) формирование устойчивых прогнозируемых взаимоотношений с поставщиками и потребителями;

4) выявление возможностей рационального вложения денег;

5) увеличение прибыли за счет экономного использования денежных средств;

6) осуществление контроля над формированием и использованием денежных фондов.

В зависимости от периодов планирования различают:

• оперативное (текущее) планирование – на период до 1 года;

• тактическое (среднесрочное) планирование – на 1–3 года;

• стратегическое (долгосрочное) планирование – на период свыше 3 лет.

Оперативное планирование называют также бюджетированием.

Бюджет (план) имеет обычно следующие характеристики:

• содержит данные о доходах и расходах;

• может использовать любые единицы измерения – как стоимостные, так и натуральные (например, при расчете объема продаж используются номеро-сутки);

• может составляться как по отелю в целом, так и по подразделениям, чтобы скоординировать их действия.

Бюджет отеля дает ответы на следующие вопросы:

• какую прибыль можно получить в результате деятельности отеля за год?

• какая сумма денежных средств необходима для деятельности отеля?

• когда точно понадобятся денежные средства?

• насколько устойчивым будет финансовое положение отеля в конце планируемого года?

Перед началом бюджетирования следует установить его интервал. Если вы только собираетесь создавать отель и разрабатываете бизнес-план, то, скорее всего, наиболее адекватным интервалом будет первый год с разбивкой по кварталам.

Составляя план, помните о том, что в дальнейшем вам придется готовить отчетность и сравнивать, насколько жизнь соответствует желаниям. Для того чтобы это сравнение было удобным, готовьте план и отчет по одним шаблонам, чтобы простым вычитанием одной цифры из другой вы получали адекватный и быстрый ответ о превышении или невыполнении того или иного показателя.

Поскольку рынок гостиничных услуг подвержен сезонности, то прогноз объема продаж формируется с разбивкой по месяцам, с учетом этого сезонного влияния.

При составлении бюджета отеля необходимо знать следующие параметры:

• прогноз продаваемых номеров в плановом периоде (обычно год) с учетом изменений в каждом месяце (для того, чтобы учесть сезонность);

• прогноз продаж дополнительных услуг;

• открытые цены на номера с учетом сезонности;

• планируемые объемы продаж номеров по цене ниже открытых. Иначе говоря, необходимо спланировать средний ежемесячный дисконт (скидку) на стоимость номеров с учетом их продаж через посредников (турфирмы, корпоративные клиенты);

• затраты отеля (постоянные и переменные).

Как уже говорилось в этой книге, для определения параметров финансового плана необходимо предварительное сложное и скрупулезное проведение маркетинговых исследований и SWOT-анализа отеля, которые позволяют оценить две группы факторов:

• внутренние факторы, определяющие потенциальные возможности самого отеля;

• внешние факторы, определяющие влияние внешней среды.

К внутренним факторам в том числе относятся:

• категория отеля;

• количество и качество (звездность) номеров;

• количество и качество предоставляемых дополнительных услуг;

• наличие финансовых средств, позволяющих, например, получать оплату за проживание и дополнительные услуги по факту проживания без предоплаты;

• удельный вес затрат на персонал;

• наличие современных технологий, используемых в управлении и обслуживании отеля;

• прочее.

К внешним факторам относятся:

• уровень спроса на услуги отеля и сезонность его колебаний;

• зависимость спроса от изменения уровня цен (так называемая эластичность спроса);

• существующая доля отеля в общем объеме гостиничных услуг на данном рынке;

• конкурентная ситуация;

• общая экономическая ситуация в стране.

Главный бюджет отеля включает в себя следующие разделы.

1. Бюджет продаж, который состоит из:

• доходов от продажи услуг проживания (номеров);

• доходов, полученных от услуг питания (завтраки, Room Service, мини-бары, рестораны, кафе, бары);

• доходов, полученных от продажи дополнительных услуг (трансфер, бизнес-услуги, спортивно-оздоровительные услуги и пр.).