Ирина Красоткина - Деловой имидж

Однако самым желательным должна быть высокая самодисциплина, в противном случае согласительные совещания грозят стать утомительными по своей продолжительности и малоэффективными по своей результативности.

Поскольку мы перечислили некоторые желательные качества рядового участника совещания, то давайте перейдем к вопросу грамотной подготовки к самому совещанию. Сначала давайте выясним, что необходимо сделать рядовому сотруднику, чтобы прийти на совещание, так сказать, во всеоружии.

Теперь, когда вы знаете, как определить стиль и характер совещания, у вас появилась возможность оценить те совещания, на которых вы бывали прежде. Если вы проработали на нынешней должности уже достаточное время и успели посетить несколько рабочих совещаний, то наверняка имеете представление о том, какого стиля совещаний придерживаются в вашей организации. Вы можете лучше понять, что от вас требуется. Но также вы можете сделать выводы, которые помогут вам предпринять несколько шагов к изменению собственного стиля поведения, а может быть, и стиля проведения совещания в целом.

Так, вы наверняка поймете, к какому стилю тяготеете в собственном поведении. Скажем, на вашем предприятии принято проводить совещания в согласительном стиле, а вы более склонны к состязательному, тогда, возможно, вам придется постараться развить свою сдержанность, рассудительность и не прибегать во время выступлений к открытым выпадам, удерживаясь от постановки острых вопросов.

Что же касается стиля совещания, то вы должны помнить о том, что свое поведение изменить гораздо легче, чем поведение, принятое группой людей. Однако вы можете использовать свой шанс, попытаться изменить стиль проведения совещания, задав, например, следующие вопросы:

«Может быть, имеет смысл спросить у каждого, что он думает по этому поводу?»

«Быть может, стоит каждому участнику, согласному с предложением, просто поднять в знак согласия руку?»

К тому же имеет смысл заручиться перед началом совещания поддержкой у возможных союзников или попробовать провести неформальное лоббирование в поисках поддержки, или привести несколько примеров успешного проведения совещаний предлагаемого вами стиля. Словом, планомерная и продуманная тактика вашего поведения, возможно, принесет со временем ощутимые результаты.

Конечно, изменение стиля совещания нередко зависит от проведения реформ, быть может, радикальных, стиля работы организации в целом, но это, как говорится, уже совсем другая история.

Для того чтобы подготовиться к совещанию, вы должны знать, что неадекватное поведение рядовых участников делает сами совещания малоэффективными и нередко отвлекает от главного. И, естественно, ваша задача – избежать подобных ошибок в своем поведении.

Во-первых, это элементарная неподготовленность. Если вы заинтересованы в развитии своей компании, то должны перед каждым совещанием прочитать протокол предыдущего совещания и повестку дня предстоящего совещания. Желательно прочитать подготовленные к совещанию документы по темам, которые вас интересуют, и зафиксировать письменно свои комментарии или возникшие вопросы.

Ваше выступление должно укладываться в отведенные рамки, а также должно быть четко сформулировано и оформлено, вы должны уметь ясно излагать свою позицию. Каждому участнику совещания неплохо было бы выяснить еще до его начала, зачем он приглашен на заседание, что будет обсуждаться в процессе и чего попытаются достичь в итоге.

Каждый из участников может выступать в одной из нижеследующих ролей.

1. Обеспечивающий решение задач – активное участие в решении задач, стоящих перед участниками.

2. Создающий благоприятные условия – налаживание контактов, установление и поддержание обстановки, способствующей более благоприятному ведению дискуссии, преследование более скорого достижения поставленных на совещании целей.

3. Эгоист – препятствие эффективной работе совещания, в силу довлеющей ориентации на достижение личных целей, нередко в ущерб общим. Хотя возможность исполнения такой роли скорее обусловлена неформальным характером и состязательным стилем проведения совещания, не стоит забывать и о том, что если перед участниками стоит целью достижение полного согласия, то возможность удовлетворения личных нужд присутствующих должна обязательно учитываться.

Естественно, первые два типа ролей наиболее важны для любого совещания, и обычно их берут на себя люди, к чьему мнению в коллективе прислушиваются и те, которые считаются наиболее опытными и ответственными среди участников.