Ирина Красоткина - Деловой имидж

Успех на таком совещании зависит от продуманной и тщательной подготовки и изучения не только необходимых документов, но и самих участников совещания – их взглядов, интересов и возможных аргументов. В свою очередь необходимо подготовить контраргументы и заручиться поддержкой со стороны предполагаемых союзников, изучить область теоретически реальных компромиссов. Вы можете не бояться вносить собственные предложения, так как неожиданные компромиссные решения и возможность нового решения проблемы приветствуются на таких собраниях.

Однако здесь большая часть ответственности за успешный итог совещания зависит в первую очередь от председателя. Общая атмосфера этих совещаний не располагает к групповой работе и мешает сосредоточиться просто в силу того, что участники не расположены друг к другу и склонны судить об оппонентах скоропалительно и безапелляционно. Скромные и неуверенные люди чувствуют себя очень неловко в обстановке взаимного недоверия, и роли многих участников оказываются предопределенными с самого начала. Так, женщинам отводится «почетная» обязанность – вести протокол совещания.

Стиль неформальных состязательных совещаний предполагает группу совещаний со свойственной им внутренней нестабильностью. Здесь не существует никаких формальных правил или обязанностей, никаких норм поведения и специальной подготовки. Поэтому на таких совещаниях стихийно возникает властная элита, что чревато возможностью возникновения конфликта. Словом, скорее этот вид совещаний можно было бы назвать параноидальным, так как нередко они перерастают в открытую конфронтацию.

Теперь давайте перейдем к более приятным вещам и рассмотрим согласовательный стиль совещаний формального и неформального характера.

Большинству преуспевающих компаний свойственно проведение совещаний в формальном согласовательном стиле. Безусловно, это, пожалуй, самый цивилизованный, мы бы сказали, «бескровный» способ достижения консенсуса. Даже если и возникает только относительное согласие, сам стиль проведения предполагает возможность голосования, что только приветствуется участниками совещания.

Залог царящей на таких совещаниях спокойной, дружелюбной и взаимовежливой атмосферы, конечно, в первую очередь определяется общим процветанием компании. Отсюда – отсутствие скрытых конфликтов, большая склонность к консенсусу, лояльность и внимание к групповым достижениям, удовольствию от работы и укреплению чувства причастности у сотрудников.

Хотя на таких совещаниях обязателен протокол, соблюдение правил и процедур проведения, но сами правила и процедуры могут варьироваться. Так, вместо традиционного для всех совещаний председателя может появиться посредник, поочередно выслушивающий мнения участников.

Несмотря на кажущуюся скуку таких совещаний, только они и дают полное право на гарантированную демократию. Вмешаться в процесс обсуждения и высказать свое мнение гораздо проще, когда заведомо определены и хорошо известны правила проведения, чем тогда, когда царит неформальная атмосфера.

Ну а собственно к совещаниям согласительного стиля и неформального характера относятся совещания небольших групп планирования и просто рабочих групп. Они прекрасно обходятся без формальностей уже потому, что объединены общей идеей и поиском ее реализации или общей целью, а также не боятся доверять друг другу. Конечно, на таких совещаниях присутствуют некоторые, свойственные формальным совещаниям признаки проведения. Например, четко сформулированная и разработанная повестка дня. Никто не станет спорить с тем, что более организованный подход к цели совещания экономит в конечном итоге достаточное количество времени.

Общим для согласительных совещаний как формального, так и неформального характера остается одно – внимание акцентируется на групповых успехах в работе, общих усилиях, прилагаемых коллективом для достижения целей. Функции председателя упраздняются или трансформируются, становятся условными, и возрастает значение и ответственность рядовых участников совещания.

Отсюда и более высокие требования – желательно, чтобы каждый сотрудник обладал такими качествами, как: умение слушать, выступать достаточно ясно и убедительно, открытость, уважение и интерес к чужому мнению, а также знание и понимание процесса принятия решения и умение участвовать в нем. Словом, на таких совещаниях приветствуется любая разумная инициатива, новый взгляд на ситуацию и умение обосновать свою точку зрения.