Ирина Красоткина: Деловой имидж

4. Совещания производственного характера. Такие совещания собираются для заслушивания отчетов о проделанной работе или обсуждения возникающих кризисных ситуаций. Как правило, они отнимают массу времени, так как возможность принятия какого-либо решения, а также свобода высказываний требуют определенной атмосферы. Иногда на такие совещания приглашается фасилитатор – посторонний человек, выступающий в роли посредника, а иногда и арбитра. Не всегда регулярное проведение таких совещаний действительно приводит к ощутимым результатам, чаще возникает опасность превращения подобных собраний в клубы для любителей поболтать.

5. Совещания итогового характера. Должны иметь четкие цели и тщательно проработанную повестку дня, проводиться по мере необходимости для оповящения сотрудников о результатах проделанной работы и достигнутого прогресса, а также о путях дальнейшего продвижения к намеченным целям.

И наконец, мы хотели бы сказать о таких совещаниях, которые относятся к формальным по характеру проведения. Это совещания так называемых рабочих групп, целью которых является планирование текущей работы, планирование наиболее важных годовых совещаний и т. п. В группы должны входить представители всех отделов и всех уровней организации.

Также немаловажно знать, что совещания разделяются по стилю проведения. Здесь имеется в виду и объем работы, с которым можно успешно справиться на совещании, и характер принимаемых решений и способы проведения самого совещания, и поведение участников, и достижение поставленных целей. Каждый стиль проведения совещания требует своего подхода, а его знание поможет вам более эффективно использовать имеющиеся возможности для активного участия, а также повлиять на изменение стиля совещания, если вы видите, что он неприемлем и не способствует достижению поставленных целей.

Итак, условно обозначить стиль проведения совещания можно как состязательный и согласительный, которые также могут быть формального и неформального характера.

В чистом виде состязательный стиль подразумевает участие в обсуждении нескольких групп, преследующих различные интересы и придерживающихся разных взглядов. Чаще всего среди участников таких совещаний бытуют убеждения, что: лучшим способом для уяснения проблемы является открытая дискуссия по всем спорным моментам; каждый имеет полное право лоббировать и отстаивать свою точку зрения; достижение полного соглашения маловероятно, и наконец, не стоит обнадеживаться высказанной поддержкой и не стоит доверять оппонентам и даже (!) коллегам.

Словом, как вы уже смогли понять – состязательный стиль проведения совещания не даст возможности решения проблемы, но поможет четко сформулировать ее.

Само название «согласительный» уже располагает к более теплой атмосфере. Участники таких совещаний, условно выражаясь, «одного поля ягоды» – они имеют схожие взгляды, ценности и преследуют одинаковые цели. В своем поведении участники нередко руководствуются такими соображениями, как: лучший способ уяснить проблему – обсудить ее всесторонне в спокойной, располагающей обстановке; от сотрудников требуется подчинение общим целям компании, но они, в свою очередь, имеют полное право рассчитывать, что их мнение будет учтено; принятое решение должно соответствовать как интересам всех участников совещания, так и каждого в отдельности.

Соответственно, поиск решения возникшей проблемы, выбор наиболее оптимального пути выхода из кризисной ситуации, наиболее эффективное преодоление трудностей – все это может быть вполне осуществимо на совещании согласовательного стиля.

А теперь давайте поговорим о состязательном стиле совещания формального и неформального характера.

Совещания, проводимые в учреждениях бюрократического направления, к которым относятся правительственные учреждения, крупные общественные организации и высшие учебные заведения, как правило, по стилю проведения можно отнести к состязательным формальным. Это заседания, объединяющие группы лиц, нередко представляющих различные интересы. Стиль проведения таких совещаний требует официальной манеры общения, соблюдения формальных обязанностей и процедур, таких как наличие постоянного председателя и секретаря.

На таких совещаниях особенно ценится умение отстаивать и лоббировать свои интересы, ораторское искусство, навыки политической борьбы, личные достижения и согласие пойти на компромисс.