Ирина Красоткина - Деловой имидж

А теперь мы хотим дать вам несколько советов, которыми вы можете воспользоваться.

1. Будьте безжалостны к служебным архивам. Лишние архивы мешают найти нужную бумагу не только вам, они снижают эффективность работы и ваших подчиненных. Приучите своих подчиненных спокойно относиться к уничтожению старых бумаг, и в вашем подразделении сразу станет легче дышать и в прямом, и в переносном смысле.

2. Доверяйте секретарям. Они должны не просто собирать корреспонденцию и передавать вам, но должны служить фильтром на пути бумажного потока, рвущегося в ваш кабинет. Прямая обязанность секретарей – отбирать из общей массы только те бумаги, которые требуют вашей личной немедленной реакции. Остальные разрешите им самим распределить между подчиненными.

3. Стремитесь мыслить позитивно. Вместо того чтобы и дальше горевать по поводу избытка бумаг, лучше начните сокращать их количество, не откладывая дело в долгий ящик.

Итак, переходите на «бумажную диету». Она непременно укрепит ваше здоровье!

В этой главе мы хотим поговорить о совещаниях. О том, что реально стоит за этим словом и что должно стоять за ним в идеале. Мы хотим рассмотреть несколько возможных вариантов проведения совещаний и рассказать вам о том, как подготовиться к ним, если вы – рядовой сотрудник и если вы – председатель совещания. А также о том, как повысить эффективность совещаний.

Пожалуй, для начала следует рассмотреть варианты схем различных совещаний. Конечно же, любое из них проводят для того, чтобы достичь соглашения по определенному вопросу. Это общее положение для всех совещаний. Качественно они отличаются по форме проведения. В принципе, их можно разбить на две большие группы: официальные и неофициальные.

К первым относятся заседания совета директоров или акционеров. Отличительными особенностями таких совещаний является наличие и соблюдение свода правил и процедур. Например, каждый участник такого заседания вправе рассчитывать на то, что его выслушают. Обязательным считается наличие повестки дня, ведение протокола и предварительная рассылка документации всем участникам совещания. Формальные совещания довольно предсказуемы, так как практически исключают возможность выхода дискуссии из-под контроля председателя.

Ко вторым относятся случайные встречи сотрудников на неподготовленной территории, например встреча коллег в коридоре, холле или чьем-то офисе. Как правило, здесь не идет речи о ведении протокола или официальной повестке дня. Зачастую такие совещания возникают только в случае крайней необходимости в обсуждении какой-то «горячей» темы. Чаще они спонтанны, эмоциональны и довольно непредсказуемы. Такие совещания вполне могут заканчиваться письменно зафиксированными решениями.

В свою очередь и те и другие формы совещаний разделяются по своему характеру на несколько типов. Хотелось бы немного рассказать вам о них, так как знание и умение различить характерный тип проведения совещания поможет вам при подготовке и проведении. А кроме того, предостережет вас от распространенной ошибки – объединить в одном совещании признаки нескольких. Такой синтез может вызвать у участников сомнения по поводу своих полномочий, так как различные типы совещаний требуют разного подхода к подготовке и проведению.

Мы опишем вам несколько существующих типов совещаний формального плана.

1. Совещания информационного характера. Они проводятся в тех случаях, когда решение принято вышестоящими инстанциями, и требуется довести его до рядовых сотрудников. Цель – убедиться в том, что каждый сотрудник понимает свою роль, и ответить на возникшие вопросы, объяснив последствия принятого решения. Такие совещания типичны для крупных организаций, где время от времени возникает необходимость довести до рядовых сотрудников решения руководства.

2. Совещания делового характера. На таких совещаниях принимаются наиболее важные на данный момент решения. Однако время обсуждения на подобных совещаниях может быть сильно растянуто. Для того чтобы избежать затянутости обсуждения, следует тщательно проработать повестку дня, исключив из нее пункты, обсуждение которых можно перенести в другое место или на другой день.

3. Совещания консультационного характера. Такие совещания проводятся руководством для того, чтобы узнать мнение представителей персонала. Они качественно отличаются от консультационных совещаний, проводимых между равноправными членами, поскольку не должны особенно влиять на принятие решений, а только помочь руководству облечь решение в наиболее приемлемые формы. В свою очередь, у персонала, участвующего в таких обсуждениях, возникает чувство сопричастности к принятию решений, что в конечном итоге только укрепляет уважение к фирме и стимулирует рабочий процесс. Однако такие совещания должны быть тщательно подготовлены, распланированы и иметь председателя, который сможет «разговорить» всех участников.