Ирина Красоткина - Деловой имидж

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы, заявки, претензии и другие. При подготовке любого письма необходимо соблюдать этику служебной переписки.

Расскажем немного подробнее о служебной переписке. Письмо-предложение предназначено для того, чтобы привлечь внимание читающего, пробудить его любопытство, стимулировать интерес. При написании данного письма особенно нужно делать акцент на описание товара, его качества, результаты пользования. Это письмо должно заставить читающего изменить настроение с «хотел бы это иметь» на «мне это нужно». Сделать акцент на чувство или логику. В завершение лучше сформулировать желаемые конкретные действия читающего.

Письмо-отказ составляется на претензию или предложение клиента или партнера. Цель данного письма – отказать так, чтобы сохранить партнерские взаимоотношения. В начале пишут нейтральные комментарии того, с чем вы согласны, но нужно избегать слов «однако», «но», «к сожалению». Затем перечислите причины отказа ясно и правдоподобно, без чрезмерных и лишних объяснений и извинений. Из причин логически вытекает сам отказ.

Циркулярные письма направляет вышестоящая организация подчиненной, они носят распорядительный характер, обязательной для исполнения.

В гарантийных письмах дается гарантия качества работ, сроков выполнения заказа, оплаты товаров и услуг. Особенностью таких писем является наличие двух подписей: руководителя и иного заинтересованного лица. Обязательна постановка оттиска печати.

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. В тексте должны содержаться дополнения, пояснения. Наличие 20 реквизита обязательно.

В письмах-подтверждениях подтверждается факт чего-либо.

Договорное письмо – это разновидность сопроводительного письма, оно подтверждает факт отправки договоров или контрактов.

Письмо-просьба содержит просьбу, показывает заинтересованность в ее скорейшем выполнении и заранее выражает благодарность за усилия по ее исполнению.

Письма-напоминания пишутся в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В тексте говорится о возможных мерах, которые будут приняты за невыполнение принятых обязательств.

Информационные письма должны своевременно информировать о свершившемся факте. В данном письме нужна подпись референта и секретаря и лишь при большей значимости излагаемых факторов – руководителя.

Приглашения адресуются коллективному или индивидуальному адресату. Часто используются трафареты, в которых от руки пишут причину приглашения, фамилию, имя и отчество приглашенного, день, время события и иная необходимая информация.

Коммерческие письма пишутся от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Теперь поговорим о регистрации документов, которая означает фиксацию факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для учета количества документов, обеспечения их сохранности, возможности ведения контроля исполнения, облегчения поиска документов в информационно-справочных целях.

Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.

Регистрация документов должна быть однократной, т. е. документы не регистрируются повторно в структурных подразделениях.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов, индекс по номенклатуре дел (порядковый регистрационный номер, номер дела, в которое будет подшит документ или его копия – для исходящих документов).

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация.