Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

При создании текстов у каждого есть свои сильные и слабые стороны. Они зависят от множества причин, в том числе образования, интересов и отношения к чтению. На умение писать влияют ваши музыкальные предпочтения, место жительства, страны, где вы побывали, и языки, на которых вы говорите. Эти различия порождают массу нюансов манеры письма.

Но это не означает, что деловые письма, написанные разными людьми, радикально отличаются. Природа e-mail предполагает примерно одинаковый подход к тексту, кто бы ни был его автором.

John, Jim,

Предмет обсуждения

I would like to bring to your attention that the remodeling of the executive MIS offices is causing considerable disruption to the Finance Department.

Ситуация

We are under deadlines to finish working capital ratios as Q4 draws to a close. This task is all the more challenging in the wake of the Solaris merger. Both expectations and tensions are high.

Помехи

Consequently, the power outages in the MIS wing have caused considerable disruption to the staff. Despite temporary insulation, the noise has reached noxious levels. Worker sick days are on the rise just when we need every desk filled.

Решение

I suggest that we temporarily move our offices to the Brooklyn branch until the remodeling work is completed. Another, more cost-effective option involves slotting the remodeling work in evening and night shifts.

Подтверждение доброй воли

I would be happy to discuss any solutions you might have.

Большинство руководителей высшего звена видят в первую очередь общую картину и могут упустить детали. Не думайте, что босс осведомлен о ваших злоключениях на рабочем месте. И не считайте, что они ему интересны.

Бóльшую часть времени вы преодолеваете трудности самостоятельно. Потом вы сообщаете коллегам о своих достижениях и пытаетесь довести их до сведения начальства.

Но когда решить проблему не в вашей власти, нужно оповестить о ней руководство. Если ваши претензии справедливы, вам непременно пойдут навстречу.

Если неприятность случилась у одного или двоих – ее значимость невелика. Когда проблема возникла у нескольких сотрудников – она требует внимания. Если недовольство может привести к судебным искам, нужно устранить его причину немедленно.

Приведите факты, которые подтверждают, что выполнение работы под угрозой, и вы наверняка заработаете очки у руководства и сможете решить проблему.

У босса есть власть, а у вас идея – а значит, вы сработаетесь. Но будьте осмотрительны! Не нужно давать указания начальству – вы просто предлагаете ему один или несколько подходящих вариантов, помогая сэкономить время и силы. Босс может изучить и другие решения. Или принять собственное на основании ваших данных.

Вам известно, что те, кто жалуется, кажутся нытиками? Этот тон сквозит в письме. Он чувствуется в выборе лексики и ритме фраз. И это ужасно. Бизнес требует разных качеств: решимости, целеустремленности, креативности и умения принимать решения. Но он не переносит нытиков. Поэтому ваш тон должен быть спокойным и деловым. Задача «challenging», но не «impossible». Не говорите, что шум «horrible». Скажите, что он «noxious».

Would you consider…

I would like to bring to your attention…

Are you aware that…

What do you think about…

You’re probably aware…

Have you had time to give consideration to…

Have you had a chance…

Did you happen to have time to…

Your viewpoint will be much appreciated regarding…

There’s a situation that perhaps needs your attention…

Could you give me your opinion on…

It would help me to have your feedback on…

I would like to draw on your experience regarding…

You know better than I do how…

Allow me to make a suggestion…

Please allow me to describe…

Если вы подражаете опытному гольфисту, нанося удар по мячу, вы учитываете собственные возможности и физическую подготовку. Вам не удастся точно скопировать чужие движения.

Если вы подражаете тому, кто умеет хорошо писать, вы берете текст и используете чужие находки применительно к иным целям и условиям. Вы не переписываете его дословно.

Li Ahn,

Предмет обсуждения

I wanted to let you know right away that I appreciate the generous bonus.

Самоотдача

I’ve worked hard to obtain results for Vector in Accounts Receivable. Getting this job done has been and will continue to be my priority. I am happy that the wealth I’ve generated for the firm has been recognized and rewarded.

Признательность

Thank you,

Чем быстрее вы скажете спасибо за бонус, тем более искреннее будет выглядеть ваша реакция. Немедленное выражение признательности показывает, как важна для вас эта награда.