Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Избыточность! Такие выражения, как «in point of fact» или «in light of the fact that», засоряют текст. Они не несут никакой информации и заставляют тратить время впустую. Люди, которые растолковывают свои мысли до мельчайших подробностей, обычно слишком многословны. Лишние слова не проясняют мысль, но затуманивают ее. Избыточность проявляется по-разному, и заметить ее бывает непросто. Один из самых распространенных вариантов – употребление групп близких по значению слов: «convey and express», «reassess, reconsider, and reevaluate». В деловом письме такой стиль неуместен.

Безудержная лесть! Если лавина комплиментов граничит с подобострастием, ваши слова звучат не слишком убедительно. Начальству нравится, когда его уважают, но подхалимаж по душе немногим. Благодарности и похвалы, которые переходят в славословие, работают против вас. Такой тон может сконфузить адресата или, хуже того, поставить под сомнение вашу мотивацию. У босса могут возникнуть подозрения на ваш счет. Ведь льстецы обычно преследуют корыстные цели.

Используйте современную лексику . Если речь идет о словах, которые вы слышали от босса, встречали в отчете компании или в деловой периодике, употребляйте их с чистой совестью. Но если вы подражаете своей бабушке или историческому роману, это не самый удачный выбор. К примеру, оборот «I remain at your disposal» был в ходу в прошлом веке, но сегодня он воспринимается как архаизм. В то же время слово «disposal» воскрешает в памяти такие сочетания, как «trash disposal» и «garbage disposal».

Помните, лишние слова делают текст менее энергичным . Избыточность посылает неправильные сигналы: она показывает, что вы не способны четко сформулировать мысль и переливаете из пустого в порожнее, отнимая время у адресата. Последнее – весьма серьезный проступок.

Если вы отредактируете письмо и избавитесь от лишних слов, текст уменьшится в два, а то и в четыре раза. Представьте, что все письма в вашей папке «Входящие» сократились вчетверо. Ненужные слова занимают место на жестком диске, в памяти, на экране – но при этом не выполняют своей функции.

«The extensive and thorough preparation that I personally undertook prior to the meeting». Вместо этого достаточно сказать: «I was prepared for the meeting». «In point of fact» это просто «in fact», а «in light of the fact that» – «in light of». И таких примеров немало.

Ваши комплименты должны быть искренними. Если человек оказал вам услугу, поблагодарите его. Просто отметьте его поступок и выразите признательность. Этого вполне достаточно.

После: комплименты наставнику

Nikki,

I just want to quickly thank you for lending me your support in the HR Policy Meeting yesterday.

The Compensation Analysts were so against the necessity of the Byron hires that they weren’t listening to the facts – I don’t even think they reviewed the stats I prepared. Although I pride myself on my communication skills, I was becoming frustrated. You stepped in at just the right moment. By voicing your support, you enhanced my creditability. And we got the hires.

Jean, Michelle, Chris, Lo,

Предмет обсуждения

Upper management has brought to my attention that the M5 account has capital expenditures inconsistent with allocated assets recorded in the Q2 budget.

Ситуация

Because you are all valued employees, it is assumed that you had very good reasons for signing off on the budget. These inconsistencies, however, reflect poorly on our projections and compromise our performance as a team. They must be rectified immediately.

Стратегия

Please send me information on the net present value, internal rate of return, and payback period of Lumina Corp. by the close of the business day, Tuesday, March 10. Once GIGO is ruled out, I’m certain you will have a legitimate explanation for the discrepancy.

Подтверждение доброй воли

Bring the necessary docs to Friday’s staff meeting and feel free to contact me with your concerns.

Хотя обычно местоимения «I» и «you» хорошо вписываются в контекст делового письма, иногда не стоит вызывать огонь на себя. «I» всегда рад поздравить подчиненных с хорошими результатами, но не любитель спорить с людьми о нестыковках в бюджете.

Опуская местоимение «I», вы перестаете быть активным участником происходящего. Выражение «It has become apparent that» дает понять, что речь идет о фактах, а слова «Upper Management has brought to my attention…» возлагают бремя ответственности на команду управленцев. Требования предъявляете не вы, а те, кто стоит за вами.

Если вам нужно заставить других сделать что-то, лучше завоевать доверие людей, чем подталкивать их к сопротивлению. Избегайте обвинений и упреков, пока не изучите все обстоятельства. Требуя от подчиненных определенных действий, подтвердите, что компания ценит их профессионализм, и выразите надежду, что проблема разрешится наилучшим образом. Дайте людям понять, что вы доверяете им, – и они ответят вам взаимностью. Думайте о них хорошо, пока не появятся основания для обратного.