Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Если вы не скажете, чего хотите, вы не добьетесь своего. Укажите, какая информация вам нужна, когда вы хотите ее получить и на какой результат рассчитываете.

Всем известно: если персонал не умеет писать письма, это снижает производительность и ухудшает результаты. Каждый, кому приходится многократно перечитывать e-mail, пытаясь понять его смысл, испытывает раздражение. Время, которое уходит на расшифровку никуда не годных писем, можно потратить с большей пользой.

Иногда нажимая кнопку «Send», мы совершаем ошибку. Когда-нибудь это случается с каждым. Вы хотите послать жалобу коллеге и нечаянно рассылаете ее всем, кто есть в адресном списке. Чаще всего это происходит, если вы пишете письмо в гневе, зная, что отправлять его не следует. Но в конце концов все же делаете это. Случайно.

Поскольку такое бывает с каждым, получатель обычно проявляет великодушие. Скорей всего он прочтет письмо, которое не предназначено для его глаз, и, возможно, в коллективе пойдут сплетни, – если факты того заслуживают. Но вряд ли подобный промах оставит несмываемое пятно на вашей репутации, – конечно, если написанное не выходит за рамки дозволенного.

Если вы оказались в такой ситуации, не стоит просить прощения. Это лишь разожжет всеобщее любопытство, и тот, кто удалил бы ваше письмо как спам, прочтет его с удвоенным вниманием.

Но если вы совершаете такие промахи регулярно, значит, вы безалаберны, невнимательны или испытываете такой сильный стресс, что не в состоянии нормально работать. Возможно, ваше психическое состояние оставляет желать лучшего. Систематические ошибки – повод для беспокойства, редкие и случайные – нет.

Чтобы защитить себя от неприятностей, не пишите того, что не предназначено для посторонних глаз. Кто знает, кому перешлют ваше письмо? Его всегда может прочесть тот, о ком вы ничего не знаете. Проконтролировать это не в вашей власти.

Во многих фирмах электронная почта сотрудников является корпоративной собственностью. В этом случае компания вправе контролировать содержание писем без ведома и согласия персонала. Проверки бывают единичными или регулярными. Будьте предельно осторожны, если речь идет о щекотливых вопросах. Особенно когда вы злитесь.

FOR YOUR EYES ONLY

Предмет обсуждения

Donna, Fred, Maryanne,

Rumors are circulating regarding violation of Child Labor Laws in the manufacture of Vector, Inc., products.

Слухи

Specifically, the Vortex quartzite mouse accessory launched in January 2007 is under fire for allegedly employing underage miners in the extraction fields of Upper Egypt. The recent mining tragedy in that country brought the mines into the spotlight and Vector along with it. If some of the children who perished in the recent disaster prove to be Vector employees, we will have a full-blown scandal on our hands.

Анализ

At present, I am unable to say with certainty if any of the allegations are substantive or not. Vector is investigating the situation. As you know, Vector does not support or condone any violation of Child Labor Laws. In the unlikely case that any of the allegations prove true, we will, of course, do our best to make amends for any errors on our part.

Реакция

Kris will be setting up a conference call tomorrow morning to discuss a game plan. In the meantime, please assure your colleagues and reports that: (1) Vector has, at present, no knowledge of any violations of Child Labor Laws; (2) Vector has a record of compliance with the Child Protection Act; and (3) Vector is doing everything in its power to get to the bottom of the story.

Подтверждение доброй воли

I know I can count on you.

Люди предпочитают сначала услышать плохие новости и лишь потом прочесть их. Голос и язык жестов при встрече или во время видеоконференции успокаивают. Важную роль при этом играет отношение собеседника к происходящему. Если новость сообщают по телефону, человек прислушивается к интонации. Но в e-mail всю работу выполняют слова.

Впрочем, письменный текст в англоязычных культурах воспринимается как весьма авторитетный источник. Электронному письму часто верят больше, чем слухам, которые передаются из уст в уста. Если вы скажете по телефону, что проблема приобретает угрожающие масштабы, я поверю вам. Но если сообщите то же самое письменно, я не просто поверю вам, но постараюсь что-то предпринять.

Такие пометки, как «For Your Eyes Only», «Confidential» и «Nondisclosure Policies Apply», напоминают адресату, что с ним делятся секретной информацией. Но пароли и биометрические коды – не панацея. Вы можете рассчитывать лишь на благоразумие своих коллег.