Владимир Пташинский - Эффективное делопроизводство

Отличие всех программ, работающих в операционной среде Windows, – это графический настраиваемый интерфейс. Это относится и к программам Microsoft Office. Пользователь в определенных пределах сам может выбирать вид, размер и функции рабочих окон и управляющих значков программ. Графический интерфейс намного упрощает работу с программой и ее изучение. Как правило, значками продублированы наиболее употребительные операции. Для Microsoft Word это операции открытия и сохранения файлов, печати, изменения вида и размера шрифтов, выравнивания текста и т. д. Для Excel эти стандартные операции дополнены значком вставки формул, сортировки данных и др. Вместе с тем доступ ко всем возможностям программ осуществляется через систему меню, сгруппированных по функциям, что также наглядно и удобно.

В компьютерной среде распространено понятие макрокоманды (макроса). В общем виде макрос – это простейшая программа, задающая определенную последовательность действий. Макросы используются для автоматизации часто выполняемых процедур или последовательности стандартных команд программы.

Применительно к пакету Microsoft Office макрокоманда – это сохраняемая под определенным именем последовательность действий на уровне команд Главного меню, программных инструкций на языке программирования Basic.

Макрокоманды позволяют:

•выполнить стандартные операции редактирования и оформления документов (например, задание формата абзацев, типа шрифтов, установок табуляторов и т. д.);

•объединить несколько последовательно выполняемых команд в одну;

•использовать вызов окон, обеспечить принцип умолчания для задания параметров команд;

•автоматизировать запуск и выполнение приложений (например, макрокоманда может включать в свою последовательность другие макрокоманды).

Макрокоманды пакета Microsoft Office делят на две категории:

•клавишные макрокоманды (последовательность нажатий клавиш, сохраненная под указанным именем);

•языковые макрокоманды (последовательность команд на языке программирования Visual Basic (диалектах языка для различных пакетов)).

Клавишные макрокоманды автоматически отображаются в инструкции языка программирования. Макрокоманды можно сохранять, редактировать, копировать и вызывать для выполнения по имени либо с помощью специальных клавиш, кнопок панели инструментов, а также команд меню, элементов управления диалоговых окон.

Для упрощения работы по созданию и форматированию текстов, стандартизации расположения и оформления текста, графики, типизации операций обработки документов и прочего используются шаблоны документов. Пакет Microsoft Office дает различные определения шаблона для разных программных продуктов.

Шаблон Word – это совокупность постоянного текста, графики, доступных стилей для форматирования документов, макрокоманд, элементов автотекста, панелей инструментов, нестандартных меню и клавиш сокращения.

Любой документ строится на базе выбранного шаблона, поэтому при работе с документом доступны все возможности шаблона.

Шаблоны документов создаются различными методами.

Один из вариантов создания шаблона – ручной. С помощью команды Файл → Создать с указанием типа документа (Шаблон) создается новый документ со стандартным именем Шаблон, для которого можно выполнить все необходимые оформления, разметки, подготовить стили, макрокоманды и т. д., а затем сохранить документ со стандартным расширением DOT в каталоге, содержащем шаблоны. Новая версия Word сохраняет шаблоны с расширением DOTX. Эти файлы не могут быть открыты в ранних версиях Office. Однако для обеспечения совместимости вы можете сохранить документ в формате Office 97–2003, что позволит вам открыть и редактировать файл в предыдущих версиях программ пакета Office.

Шаблон Excel – это совокупность текста, графики, форматов данных и макета печатной страницы, формул, макросов и меню.

Существуют различные виды шаблонов, наиболее типичный – шаблон рабочей книги.

Шаблон рабочей книги Excel – это рабочая книга, которую используют как образец при создании других рабочих книг. Выполнением команды Файл → Создать по выбранному шаблону создается новая рабочая книга (сам шаблон-оригинал остается неизменным); книге присваивается временное имя файла шаблона, но без расширения.